Lắng nghe chủ động là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực giao tiếp và đào tạo. Nó không chỉ giúp tăng cường sự hiểu biết giữa quản lý và nhân viên mà còn thúc đẩy sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp của từng thành viên trong đội ngũ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sâu hơn về khái niệm lắng nghe chủ động, những lợi ích của nó cũng như các kỹ năng cần thiết để áp dụng hiệu quả vào quá trình huấn luyện và đào tạo nhân viên.
Lắng nghe chủ động là gì?
Trong phần này, chúng ta sẽ định nghĩa khái niệm lắng nghe chủ động và làm rõ sự khác biệt giữa lắng nghe chủ động và thụ động. Đồng thời, chúng ta cũng sẽ tìm hiểu vai trò của lắng nghe chủ động trong việc huấn luyện và đào tạo nhân viên.
Định nghĩa lắng nghe chủ động
Lắng nghe chủ động là hành động lắng nghe không chỉ bằng tai mà còn bằng tâm trí và trái tim. Người nghe chú ý từng từ, ngữ điệu, và ngôn ngữ cơ thể của người nói, giúp hiểu rõ thông tin và cảm xúc. Điều này tôn trọng người nói và tạo không khí thoải mái cho việc chia sẻ. Khi lắng nghe chủ động, người nghe tham gia tích cực qua phản hồi, đặt câu hỏi hoặc thể hiện sự đồng cảm bằng ngôn ngữ cơ thể. Đây là một nghệ thuật đòi hỏi người nghe kiểm soát bản thân và tập trung vào người nói.
Sự khác biệt giữa lắng nghe chủ động và lắng nghe thụ động
Lắng nghe thụ động là khi người nghe chỉ ghi nhận nội dung mà không tham gia phản hồi, dễ dẫn đến hiểu nhầm và bỏ sót thông tin. Có thể bị xao nhãng bởi yếu tố bên ngoài hoặc suy nghĩ cá nhân. Trong khi đó, lắng nghe chủ động yêu cầu sự tập trung, chấp nhận ý kiến mà không phán xét ngay. Sự khác biệt lớn nhất là mức độ tương tác và tham gia của người nghe trong cuộc trò chuyện.
>> Bài viết hữu ích:
- TOP 10 Kỹ Năng Training Cần Có Để Trở Thành TRAINER Chuyên Nghiệp
- MA TRẬN KỸ NĂNG – SKILLS MATRIX TRIỂN KHAI NHƯ THẾ NÀO?
- THỂ HIỆN SỰ ĐỒNG CẢM: KỸ NĂNG TỐI QUAN TRỌNG CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ
Vì sao lắng nghe chủ động quan trọng trong đào tạo nhân viên?
Lắng nghe chủ động không chỉ là một kỹ năng giao tiếp thông thường mà nó còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong quá trình đào tạo nhân viên. Dưới đây là lý do tại sao lắng nghe chủ động lại quan trọng như vậy.
– Thúc đẩy sự thấu hiểu và tin tưởng giữa quản lý và nhân viên: Khi quản lý lắng nghe tích cực, nhân viên cảm thấy ý kiến của họ được tôn trọng và có giá trị. Điều này xây dựng sự thấu hiểu và lòng tin, giúp nhân viên thoải mái hơn khi chia sẻ ý tưởng, vì họ biết quản lý sẽ lắng nghe và hỗ trợ. Hơn nữa, việc lắng nghe chân thành khiến nhân viên gắn bó với tổ chức, tạo môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm, nâng cao hiệu suất công việc.
– Giúp nhân viên cởi mở chia sẻ và phát triển năng lực: Lợi ích lớn nhất của lắng nghe chủ động là khuyến khích nhân viên chia sẻ ý kiến và trải nghiệm. Khi nhân viên cảm thấy được trân trọng, họ sẽ tự tin bày tỏ suy nghĩ, từ đó nâng cao khả năng cá nhân và thúc đẩy đổi mới trong tổ chức. Bên cạnh đó, lắng nghe chủ động giúp nhân viên nhận diện điểm mạnh, yếu thông qua phản hồi từ quản lý, giúp họ phát triển kỹ năng phục vụ công việc tốt hơn.
– Tạo môi trường làm việc tích cực và hiệu quả: Môi trường làm việc khuyến khích lắng nghe chủ động tạo ra tương tác tích cực. Mọi người dễ dàng chia sẻ ý tưởng và thảo luận. Khi được lắng nghe, sự hợp tác và làm việc nhóm sẽ hiệu quả hơn. Nhân viên cảm thấy có tiếng nói, ảnh hưởng đến quyết định của tổ chức, từ đó nâng cao hiệu suất và duy trì văn hóa làm việc tích cực.
8 Các kỹ năng cốt lõi để lắng nghe chủ động hiệu quả
Để thực hiện lắng nghe chủ động một cách hiệu quả, người nghe cần trang bị cho mình một số kỹ năng cốt lõi. Những kỹ năng này không chỉ giúp cải thiện khả năng lắng nghe mà còn nâng cao chất lượng giao tiếp trong môi trường làm việc.
1. Đặt câu hỏi mở để khuyến khích chia sẻ
Câu hỏi mở là một công cụ mạnh mẽ để khuyến khích nhân viên chia sẻ nhiều hơn về suy nghĩ và cảm xúc của họ. Thay vì hỏi những câu có thể trả lời bằng “có” hoặc “không”, người nghe nên sử dụng câu hỏi mở như: “Bạn nghĩ gì về…?” hoặc “Hãy cho tôi biết thêm về…”. Điều này không chỉ giúp nhân viên thoải mái hơn trong việc bày tỏ ý kiến mà còn tạo cơ hội cho họ diễn đạt một cách sâu sắc hơn về những vấn đề họ quan tâm. Việc đặt câu hỏi mở cũng cho thấy rằng người nghe thật sự quan tâm đến ý kiến của người nói, từ đó thúc đẩy một cuộc đối thoại hiệu quả hơn.
2. Dùng phản hồi xác nhận và diễn giải lại thông tin
Phản hồi là một phần quan trọng trong quá trình lắng nghe chủ động. Sau khi nhân viên chia sẻ ý kiến, người nghe nên khẳng định rằng họ đã nắm bắt được thông tin. Điều này có thể được thực hiện bằng cách diễn giải lại những gì đã nghe hoặc xác nhận các điểm chính. Ví dụ, sau khi nhân viên trình bày ý kiến, người nghe có thể nói: “Tôi hiểu rằng bạn đang cảm thấy rất áp lực với dự án này. Bạn có thể nói rõ hơn về những khó khăn mà bạn đang gặp phải không?”. Phản hồi như vậy không chỉ tạo cảm giác rằng nhân viên được lắng nghe mà còn giúp họ cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ thêm thông tin.
3. Chú ý ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu
Ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình lắng nghe chủ động. Người nghe cần chú ý đến cách mà họ biểu hiện thông qua ánh mắt, nét mặt và tư thế. Những tín hiệu phi ngôn ngữ này sẽ khiến người nói cảm thấy rằng họ đang được chú ý và tôn trọng. Bên cạnh đó, giọng điệu cũng cần phải phù hợp. Một giọng điệu nhẹ nhàng, ấm áp sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ. Ngược lại, nếu giọng điệu quá nghiêm túc hoặc lạnh lùng, người nói có thể cảm thấy không thoải mái và ngại ngần khi trình bày ý kiến của mình.
4. Tập trung cao độ
Tập trung cao độ là yếu tố nền tảng để thực hiện lắng nghe chủ động. Người nghe cần loại bỏ tất cả các yếu tố gây phân tâm và chắc chắn rằng họ đang hoàn toàn chú ý đến người nói. Điều này có thể bao gồm việc tắt điện thoại, ngồi đối diện và duy trì giao tiếp bằng mắt với người nói. Chỉ khi nào người nghe thật sự tập trung vào cuộc trò chuyện, họ mới có thể hiểu rõ và nắm bắt được ý nghĩa sâu xa của những gì người nói đang truyền đạt. Sự chú ý này không chỉ giúp người nghe hiểu thông điệp mà còn giúp người nói cảm thấy được tôn trọng.
5. Không vội ra đánh giá
Một trong những cạm bẫy lớn nhất trong quá trình lắng nghe là sự vội vàng đưa ra đánh giá. Người nghe thường có xu hướng đánh giá ý kiến của người nói trước khi họ kịp hoàn thành suy nghĩ. Điều này không chỉ làm mất đi tính khách quan mà còn khiến người nói cảm thấy không thoải mái. Để tránh việc này, người nghe cần giữ một tư duy mở và chấp nhận mọi quan điểm, dù có thể không đồng tình. Họ nên lắng nghe đến cùng trước khi đưa ra bất kỳ bình luận nào. Chỉ khi đã nắm rõ thông tin, người nghe mới có thể cung cấp phản hồi phù hợp và hữu ích.
6. Đồng tình với Nhân viên
Hành động đồng tình hay phản chiếu ý kiến của nhân viên là một cách tuyệt vời để chứng minh rằng người nghe đang nghiêm túc lắng nghe. Ví dụ, khi nhân viên chia sẻ, người nghe có thể mô phỏng lại cảm xúc hoặc ý kiến của họ để thể hiện sự đồng cảm. Việc này không chỉ giúp nhân viên cảm thấy được lắng nghe mà còn tạo ra một kết nối cảm xúc mạnh mẽ giữa hai bên. Họ sẽ cảm thấy rằng quản lý đang ở bên cạnh mình và cùng trải nghiệm những khó khăn hay niềm vui.
7. Xác định rõ mọi chi tiết mơ hồ
Nếu có bất kỳ thông tin nào không rõ ràng trong khi lắng nghe, người nghe cần phải đặt câu hỏi để làm rõ. Việc đoán ý có thể dẫn đến hiểu lầm và sai lệch trong quá trình giao tiếp. Để tránh điều này, người nghe hãy trực tiếp hỏi những câu như: “Có phải bạn đang nói về…?” hoặc “Bạn có thể giải thích thêm cho tôi về vấn đề này không?”. Sự chủ động trong việc làm rõ thông tin không chỉ giúp người nghe hiểu rõ hơn mà còn thể hiện rằng họ thực sự quan tâm đến những gì người nói đang trình bày.
8. Tổng hợp thông tin
Cuối cùng, tổng hợp thông tin là kỹ năng quan trọng trong lắng nghe chủ động. Sau khi nhân viên chia sẻ ý kiến, người nghe có thể tóm tắt lại những điểm chính đã được nêu ra. Điều này không chỉ giúp khẳng định rằng người nghe đã hiểu đúng mà còn tạo cơ hội để nhân viên bổ sung thêm thông tin nếu cần thiết. Việc tổng hợp thông tin cũng cho thấy rằng người nghe đang theo dõi cuộc trò chuyện và sẵn sàng hỗ trợ nhân viên trong tương lai. Kỹ năng này đặc biệt quan trọng trong các buổi huấn luyện và đào tạo, nơi mà việc nắm bắt thông tin đúng đắn là rất cần thiết.
Cách áp dụng lắng nghe chủ động vào quá trình huấn luyện và đào tạo nhân viên
Áp dụng lắng nghe chủ động vào quá trình huấn luyện và đào tạo nhân viên là một cách tuyệt vời để nâng cao hiệu quả học tập và cải thiện giao tiếp trong tổ chức. Dưới đây là một số phương pháp cụ thể để thực hiện điều này.
Trước buổi đào tạo: Chuẩn bị tâm lý và nội dung
Trước khi bước vào buổi đào tạo, người quản lý cần chuẩn bị tâm lý sẵn sàng để lắng nghe. Điều này có nghĩa là họ cần để lại những lo toan, căng thẳng bên ngoài và tập trung hoàn toàn vào những gì sẽ diễn ra trong buổi đào tạo. Ngoài ra, người quản lý cũng nên chuẩn bị nội dung một cách khoa học, dễ hiểu để giúp nhân viên dễ dàng theo dõi và tham gia thảo luận. Việc chuẩn bị này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn tạo cảm giác đáng tin cậy cho nhân viên.
Trong buổi đào tạo: Tạo không gian mở và khuyến khích thảo luận
Trong suốt buổi đào tạo, người quản lý cần tạo ra một không gian mở, nơi mà mọi người có thể thoải mái chia sẻ ý kiến mà không sợ bị phê bình. Điều này có thể được thực hiện bằng cách khuyến khích mọi người tham gia thảo luận và chia sẻ những kinh nghiệm cá nhân liên quan đến chủ đề. Bên cạnh đó, quản lý cần chú ý đến việc duy trì sự tương tác trong buổi đào tạo. Họ có thể sử dụng các hoạt động nhóm, bài tập tình huống hoặc thảo luận nhóm nhỏ để kích thích sự tham gia của nhân viên.
– Xây dựng sự kết nối với nhân viên: Việc xây dựng sự kết nối với nhân viên là rất quan trọng trong quá trình đào tạo. Quản lý nên dành thời gian để tìm hiểu về từng thành viên trong đội ngũ, từ sở thích cá nhân đến những khó khăn mà họ đang gặp phải trong công việc. Khi nhân viên cảm thấy rằng quản lý thật sự quan tâm đến họ, họ sẽ mở lòng hơn và sẵn sàng chia sẻ ý kiến trong các buổi đào tạo. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả đào tạo mà còn xây dựng một môi trường làm việc thân thiện, hòa đồng.
– Đặt câu hỏi để khơi gợi suy nghĩ sâu sắc: Trong mỗi buổi đào tạo, hãy dành thời gian để đặt câu hỏi và khơi gợi suy nghĩ sâu sắc từ nhân viên. Hãy nhớ rằng câu hỏi mở sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái hơn trong việc chia sẻ ý kiến. Bạn có thể hỏi: “Bạn nghĩ sao về phương pháp này?” hoặc “Có ai có ý tưởng gì hay ho không?”. Việc này không chỉ khuyến khích sự tham gia của nhân viên mà còn tạo cơ hội để họ thể hiện quan điểm cá nhân của mình. Bằng cách này, bạn tạo ra một không khí sáng tạo và tích cực trong buổi đào tạo.
– Sử dụng phản hồi để xác nhận hiểu biết: Phản hồi là một công cụ quan trọng trong quá trình lắng nghe chủ động. Sau mỗi phần chia sẻ, bạn hãy dành thời gian để tóm tắt lại những gì đã được trình bày và yêu cầu nhân viên xác nhận. Điều này sẽ giúp bạn nắm được thông tin và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ vấn đề. Việc này không chỉ giúp bạn điều chỉnh nội dung đào tạo mà còn tạo ra cơ hội cho nhân viên bổ sung thêm thông tin hoặc giải thích thêm về những gì họ đã trình bày.
Sau buổi đào tạo: Đánh giá và cải thiện quá trình lắng nghe
Sau khi buổi đào tạo kết thúc, hãy dành thời gian để đánh giá toàn bộ quá trình lắng nghe và giao tiếp. Hãy xem xét xem bạn đã thực sự lắng nghe và tham gia vào cuộc trò chuyện hay chưa. Kiểm tra xem có những vấn đề nào trong quá trình lắng nghe mà cần cải thiện không. Có thể bạn cần thêm thời gian để tổng hợp thông tin hoặc cần đặt nhiều câu hỏi hơn để khuyến khích nhân viên chia sẻ. Hãy lấy ý kiến phản hồi từ nhân viên về phong cách giảng dạy và quy trình lắng nghe của bạn. Điều này không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng của bản thân mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển của cả nhóm.
Nếu bạn muốn hiểu rõ và cải thiện kỹ năng lắng nghe để trở thành trainer giỏi, hãy tham khảo khóa học sau của Lộc : “Train the Trainer 3+ – Đào tạo giảng viên nội bộ“. Khóa này giúp bạn trau đồi kỹ năng training, học nói trước đám đông, quản lý điều phối lớp học hiệu quả, các kỹ năng dẫn giảng để trở thành Trainer chuyên nghiệp.
Những sai lầm phổ biến khi lắng nghe và cách khắc phục
Dù lắng nghe chủ động mang lại nhiều lợi ích, nhưng trong thực tế, vẫn có nhiều sai lầm xảy ra trong quá trình này. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến và cách khắc phục chúng.
- Ngắt lời người nói và đưa ra ý kiến quá sớm: Một trong những sai lầm phổ biến mà nhiều người mắc phải là ngắt lời người nói. Khi bạn cảm thấy muốn đưa ra ý kiến hoặc phản hồi, tâm lý vội vàng có thể khiến bạn không kiên nhẫn lắng nghe hết những gì người khác muốn nói. Điều này không chỉ làm mất đi sự tiếp nối trong cuộc trò chuyện mà còn khiến người nói cảm thấy không được tôn trọng. Để khắc phục sai lầm này, hãy tập trung vào việc lắng nghe cho đến khi người nói hoàn thành ý kiến của mình. Nếu bạn cảm thấy cần phải ghi chú lại ý tưởng của mình, hãy làm điều đó, nhưng hãy kiên nhẫn chờ đến lượt mình để trao đổi.
- Chỉ lắng nghe một phần và bỏ qua tín hiệu phi ngôn ngữ: Nhiều người chỉ tập trung vào những gì được nói ra mà bỏ qua các tín hiệu phi ngôn ngữ như ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu. Những yếu tố này thường mang đến thông tin quý giá về cảm xúc và thái độ của người nói. Việc bỏ qua chúng có thể dẫn đến hiểu nhầm và thiếu sót trong việc nắm bắt thông điệp. Để khắc phục, hãy chú ý đến mọi khía cạnh của cuộc trò chuyện. Quan sát ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu và cảm xúc của người nói. Những yếu tố này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ý kiến của họ và phản hồi tốt hơn.
- Tỏ ra lắng nghe nhưng thực chất không chú ý: Nhiều khi, người nghe có vẻ như đang lắng nghe nhưng thực chất lại đang suy nghĩ về những vấn đề khác. Điều này không chỉ gây ra hiểu lầm mà còn làm cho người nói cảm thấy bị xem nhẹ. Khi người nói cảm nhận rằng bạn không thật sự chú ý, họ có thể ngừng chia sẻ hoặc cảm thấy không thoải mái khi trình bày ý kiến. Để tránh điều này, hãy kiểm soát tâm trí và loại bỏ mọi suy nghĩ gây phân tâm. Tập trung hoàn toàn vào người nói và sử dụng ngôn ngữ cơ thể để thể hiện rằng bạn đang chăm chú lắng nghe.
- Không sử dụng phản hồi để xác nhận sự hiểu biết: Một sai lầm nữa là không xác nhận thông tin sau khi nghe. Điều này có thể dẫn đến việc hiểu sai ý của người nói. Việc không phản hồi cũng có thể khiến người nói cảm thấy rằng ý kiến của họ không quan trọng. Khắc phục điều này bằng cách thường xuyên phản hồi và tóm tắt lại những gì đã được chia sẻ. Hỏi lại để xác nhận thông tin và đảm bảo rằng bạn đã hiểu đúng ý của người nói. Điều này không chỉ giúp bạn nắm bắt thông tin chính xác mà còn tạo được sự tin tưởng từ phía người nói.
Kết luận
Lắng nghe chủ động không chỉ đơn thuần là một kỹ năng giao tiếp mà còn là chìa khóa mở ra cánh cửa cho sự phát triển và tăng cường mối quan hệ giữa nhân viên và quản lý. Khi áp dụng lắng nghe chủ động vào trong quy trình đào tạo nhân viên, chúng ta không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn xây dựng được một văn hóa làm việc tích cực và thân thiện. Việc phát triển kỹ năng lắng nghe chủ động là một hành trình dài, nhưng với cam kết thực hành và cải thiện liên tục, chúng ta có thể biến nó thành một phần thiết yếu trong phong cách lãnh đạo và quản lý của mình. Lắng nghe chủ động chính là cầu nối, giúp chúng ta hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của nhân viên, từ đó tạo ra một môi trường làm việc hài hòa và sáng tạo.
