Quản lý đang tự hỏi cần làm gì để có được kỹ năng lắng nghe chủ động trong huấn luyện Nhân viên? Bài viết này chia sẻ kinh nghiệm của Phan Hữu Lộc.
Lắng nghe, kỹ năng thường bị “lãng quên” trong quá trình phát triển năng lực của của nhà quản lý. Tuy nhiên, đây chính là kỹ năng nền tảng quan trọng giúp nhà quản lý dễ dàng thành công. Vì vậy, Quản lý cần tận dụng từng giây phút để khai thác tối đa tiềm năng của Nhân viên. Theo đó, Quản lý cần có kỹ năng lắng nghe chủ động. Phan Hữu Lộc cho rằng Quản lý cần thực hiện 05 cách sau để lắng nghe chủ động trong huấn luyện:
Bài viết hay: Kỹ năng huấn luyện và kèm cặp nhân viên là gì?
Tập trung cao độ (Paying attention)
Để Nhân viên có không khí thoải mái nhằm suy nghĩ và trình bày ý tưởng, Quản lý cần thực sự tập trung vào cuộc huấn luyện.
Trước khi đưa ra bất kỳ phản hồi nào, bạn cần tập trung lắng nghe đầy đủ thông tin từ Nhân viên. Bạn hạn chế xen vào giữa câu nói của Nhân viên để đưa ra “lời khuyên”.
Bạn cần thể hiện ra bên ngoài bằng ngôn ngữ cơ thể, cơ mặt phù hợp. Hãy cho Nhân viên biết rằng bạn đang rất tập trung.
Và sự thật là chỉ có tập trung cao độ vào những gì Nhân viên nói thì bạn mới cho họ cảm giác an toàn để phát biểu.
Không vội ra đánh giá (Withholding judgment)
Thường thì Quản lý muốn đưa ra ngay “lời khuyên” bằng việc đánh giá ý kiến của Nhân viên. Tuy nhiên, đây lại chính là nguyên nhân khiến Nhân viên ngại đưa ra quan điểm. Mà mục đích của huấn luyện là giúp Nhân viên tự tin với ý kiến cá nhân và khai phá tiềm năng. Vì vậy, Quản lý không cần vội vàng đưa ra đánh giá mà hãy lắng nghe chủ động.
Để không vội đánh giá thì bạn cần có một tư duy mở. Với tư cách là Quản lý biết lắng nghe, bạn cần cởi mở chấp nhận ý tưởng, quan điểm, phương án mới lạ.
Kể cả khi bạn đang có một góc nhìn khác rất tốt thì cũng cần “kiềm chế” việc đưa ra đánh giá hoặc phê bình, tranh cãi với Nhân viên. Đây là kỹ năng lắng nghe chủ động rất quan trọng.
Đồng tình với Nhân viên (Reflecting)
Nhân viên không phải lúc nào cũng cảm nhận được rằng bạn đang lắng nghe. Hãy thể hiện ra bằng lời nói.
Cụ thể, hãy mô phỏng lại thông tin và cảm xúc của Nhân viên một cách thường xuyên. Việc này tạo cảm giác rằng Quản lý và Nhân viên đều đang “chung một hướng”.
Ví dụ, khi Nhân viên nói: “X là một đồng nghiệp thân thiện, sẵn sàng giúp đỡ mọi người người.” Quản lý có thể nói rằng: “Vậy, X có kỹ năng ứng xử rất tốt!”. Hoặc khi Nhân viên nói: “Tôi thực sự rất mệt mỏi với deadline của dự án này!”. Quản lý hãy phản hồi: “Tôi hiểu bạn đang trong giai đoạn căng thẳng!”.
Xác định rõ mọi chi tiết mơ hồ (Clarifying)
Nếu Quản lý không rõ bất kỳ chi tiết nào Nhân viên cung cấp, đừng ngần ngại đặt ra câu hỏi để làm rõ. Việc “đoán ý” sẽ dễ dẫn đến sai lệch trong quá trình đưa ra phản hồi sau này.
Để xác định rõ thông tin, Quản lý có thể trực tiếp hoăc gián tiếp đưa ra câu hỏi.
Ví dụ, Quản lý trực tiếp đưa ra câu hỏi như: “Để tôi xác nhận lại, có phải bạn đang nói về…?”; “Đợi một chút, tôi chưa theo kịp các thông tin này…”.
Ngoài ra, các câu hỏi để xác nhận vấn đề một cách gián tiếp như:
“Bạn nghĩ gì về…?”; “Hãy nói thêm cho tôi về…!”; “Bạn có sẵn sàng chia sẻ thêm về…?”.
Tổng hợp thông tin (Summarizing)
Việc tổng hợp thông tin giúp Nhân viên hiểu rằng bạn đã tập trung và nắm được các ý chính. Ngoài ra, một khi tổng hợp được thông tin, Quản lý đã gián tiếp cam kết rằng sẽ đồng hành và hỗ trợ Nhân viên trong tương lai.
Để tránh sai sót, Quản lý hãy ghi chú thông tin mà Nhân viên trình bày ra sổ tay.
Việc tổng hợp thông tin cũng cần được thực hiện cuối buổi huấn luyện: Thời điểm trước khi Nhân viên đưa ra kế hoạch hành động.
Phan Hữu Lộc tin rằng bài viết này cung cấp cho bạn cách để phát triển kỹ năng lắng nghe chủ động trong huấn luyện Nhân viên hiệu quả.
“Kỹ năng huấn luyện và kèm cặp Nhân viên” (Eight-Skill Coaching For Managers)
Khóa này dành riêng cho Quản lý cấp trung gồm: Giám sát (Supervisor), Trưởng nhóm (Team Leader) và Trưởng phòng (Manager) mong muốn huấn luyện nhân viên hiệu quả. Quản lý cấp trung sẽ hình thành thói quen huấn luyện và kèm cặp nhân viên hiệu quả; giảm 90% thời gian giám sát, đốc thúc đội ngũ làm việc; gia tăng nguồn lực để lập kế hoạch, phát triển năng lực.
Hotline tư vấn 24/7: 1800 6981
Tham khảo tại: https://coachingskills.vn/ky-nang-huan-luyen-va-kem-cap-nhan-vien/
