Skills Matrix triển khai như thế nào là hiệu quả? Bài viết này còn cung cấp thêm thông tin cơ bản, lưu ý quan trọng về Skills Matrix.
Mục tiêu của bạn có phải là giúp đội nhóm hoàn thành dự án xuất sắc? Skills Matrix là một công cụ để bạn quản lý hệ thống kỹ năng của từng Nhân viên nhằm đưa ra các chiến lược nhân sự hiệu quả.
Skills Matrix là gì?
Skills Matrix (tạm dịch: Ma trận Kỹ năng) là công cụ trực quan giúp bạn phân tích các kỹ năng của nhiều cá nhân trong đội nhóm nào đó. Skills Matrix là một phần của hệ thống quản trị kỹ năng. Mục tiêu của hệ thống quản trị kỹ năng là thấu hiểu, phát triển, sử dụng và theo dõi tốt các nhân viên.
Skills Matrix còn là bảng mô tả tổng quan về những kỹ năng hiện có của một đội nhóm. Nhìn vào bảng, bạn sẽ dễ dàng biết được nhóm của mình có đủ kỹ năng để thực hiện một dự án nào đó hay không.
Nếu đội nhóm thiếu khả năng để hoàn thành nhiệm vụ nào đó thì người ta gọi là Skills Gap (Khoảng cách Kỹ năng). Skills Gap là dữ liệu rất quan trọng trong hệ thống quản trị nguồn nhân lực tại doanh nghiệp.
Bài viết hay: Training skills
03 Tác dụng của Skills Matrix
Skills Matrix có tác dụng cải thiện hiệu quả công việc của cá nhân và đội nhóm. Cụ thể:
1/ Phát triển kỹ năng của nhân viên
Bạn xây dựng Skills Matrix và thảo luận kết quả với Nhân viên trong bảng giúp họ hiểu được năng lực của bản thân. Điều này giúp từng cá nhân phát hiện và cải thiện các kỹ năng còn thiếu sót để đạt được mục tiêu đội ngũ. Ngoài ra, những kỹ năng họ đang sở hữu mà lại có ích cho dự án thì sẽ được tập trung phát triển thêm.
2/ Đảm bảo đội nhóm hoàn thành mục tiêu
Skills Matrix giúp bạn hiểu được một cách toàn diện khả năng hoàn thành mục tiêu của đội nhóm nào đó. Từ đó, bạn dễ dàng tuyển dụng, luân chuyển các nhân viên khác để lấp đầy những Skills Gap nhằm đảm bảo hiệu quả công việc. Ngoài ra, nhân viên một khi biết được điểm yếu của bản thân, họ sẽ không ngần ngại để yêu cầu sự giúp đỡ từ người khác.
3/ Cải thiện sự hài lòng của Khách hàng
Skills Matrix giúp phát triển kỹ năng của nhân viên một cách phù hợp với từng dự án. Những nhân viên có sự chuyên nghiệp với kỹ năng tốt sẽ giúp Khách hàng cảm thấy yên tâm và đánh giá cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
Skills Matrix đo lường dựa trên tiêu chí nào?
Trước tiên, bạn hãy quan sát Skills Matrix mẫu sau:
Giả sử, một dự án A cần nhân viên sở hữu Kỹ năng 1,2,3. Trong bảng này, kỹ năng cần thiết để thực hiện dự án của từng Nhân viên được đánh giá theo các mức độ khác nhau dựa trên 02 tiêu chí: Thành thạo và Hứng thú.
Mức độ Thành thạo đánh giá cấp bậc của từng Nhân viên theo thang 0-5. Mức độ thành thạo cao là một chỉ số tích cực, tuy nhiên bạn vẫn chưa kết luận được gì.
Mức độ Hứng thú mô tả việc liệu Nhân viên có sẵn sàng để ứng dụng và phát triển liên tục kỹ năng nào đó hay không. Mức độ Hứng thú được biểu diễn bằng 0 hoặc 1. Với Nhân viên có chỉ số Hứng thú bằng 0 thì họ không muốn ứng dụng và phát triển thêm kỹ năng đó trong tương lai.
Skills Matrix triển khai như thế nào?
Bạn đã nắm được các khái niệm và quy chuẩn căn bản. Và bây giờ, chúng ta sẽ trả lời câu hỏi “Skills Matrix triển khai như thế nào?”. Hãy đến với 05 bước sau:
1/ Xác định các kỹ năng cần thiết để hoàn thành dự án
Mỗi dự án có những yêu cầu khác nhau về kiến thức và kỹ năng. Hãy xác định khía cạnh nào là quan trọng. Theo đó, bạn xác định các kỹ năng cần thiết. Phân loại rõ ràng các kỹ năng đó và đặt vào cột phía trái của Skills Matrix.
2/ Đánh giá mức độ thành thạo từng kỹ năng của các Nhân viên
Bạn phỏng vấn Nhân viên hoặc cấp trên của họ để đánh giá mức độ Thành thạo từng kỹ năng đã liệt kê ở bước trên. Trong quá trình phỏng vấn, hãy cho họ biết bạn đang tìm kiếm các năng lực cần thiết để hoàn thành dự án một cách hiệu quả. Vì vậy, bạn cho họ biết việc lựa chọn đúng người vào vị trí phù hợp rất quan trọng nên cuộc phỏng vấn là vô cùng cần thiết. Bạn đánh giá mức độ Thành thạo theo thang từ 1-5.
3/ Xác định mức độ hứng thú trong từng kỹ năng của các Nhân viên
Khi phân tích mức độ Thành thạo, bạn cần phải xác định được liệu Nhân viên có thực sự Hứng thú trong công việc sắp tới hay không. Nguồn năng lượng của Nhân viên khi nhận trách nhiệm mới sẽ quyết định chỉ số này. Nếu họ hứng thú thực sự, hãy đánh giá là 1. Ngược lại thì bạn đánh giá là 0.
4/ Tổng hợp vào bảng Skills Matrix
Bạn tổng hợp tất cả thông tin thu thập được kèm các chỉ số đánh giá vào bảng Skills Matrix. Bạn có thể điều chỉnh màu sắc trực quan tùy theo mức độ để quá trình quan sát, phân tích kỹ năng Nhân viên dễ dàng nhất.
5/ Theo dõi quá trình thực hiện dự án và điều chỉnh Skills Matrix
Sau khi giao nhiệm vụ cho từng Nhân viên, bạn không dừng lại mà hãy quan sát, đánh giá tính chính xác của những số liệu trong Skills Matrix. Hãy điều chỉnh liên tục. Nếu có thể, hãy luân chuyển nhân sự và tìm các giải pháp khác để dự án được triển khai một cách hiệu quả nhất.
Phân loại 06 cấp bậc Thành thạo kỹ năng
Bạn đang tự hỏi mức độ Thành thạo của Skills Matrix dựa vào đâu mà đánh giá? Hãy đến với 06 cấp bậc Thành thạo kỹ năng sau để đánh giá:
1/ Thành thạo cấp độ 0
Nhân viên không có bất kỳ kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực. Họ không thể làm được công việc. Những Nhân viên này cần bổ sung các khái niệm và thao tác cơ bản về công việc.
2/ Thành thạo cấp độ 1
Cấp độ 1 dành cho những Nhân viên có mức độ thành thạo cơ bản về lĩnh vực. Ở cấp độ này Nhân viên cần trải qua các khóa đào tạo nâng cao.
3/ Thành thạo cấp độ 2
Nhân viên ở cấp độ 2 có một lượng kinh nghiệm thực tế về lĩnh vực. Có nghĩa là họ có khả năng hiểu và mô tả chính xác các thuật ngữ liên quan. Cấp độ 2 nghĩa là nhận biết được các khái niệm, quy tắc, lý thuyết và vấn đề có thể phát sinh tại công việc. Những nhân viên này cần tích lũy thêm trải nghiệm thực tế.
4/ Thành thạo cấp độ 3
Cấp độ 3 là Nhân viên đã có chuyên môn. Họ có thể thực hiện tốt công việc nhưng vẫn cần lời khuyên của chuyên gia trong những tình huống phức tạp. Các nhân viên này vẫn cần phải phát triển kiến thức về các quy tắc và thủ tục có mức độ phức tạp cao.
5/ Thành thạo cấp độ 4
Nhân viên ở cấp độ 4 có sự thành thạo cao trong lĩnh vực chuyên môn. Họ có thể hoàn thành công việc mà không cần bất kỳ sự giúp đỡ nào. Nhân viên cấp độ này nên có thời gian chia sẻ kiến thức và kỹ năng của bản thân cho đồng nghiệp. Những nhân viên này cần phát triển thêm các vấn đề chuyên sâu phức tạp và đề xuất ý tưởng mới để cải tiến quy trình.
6/ Thành thạo cấp độ 5
Đây là cấp độ cao nhất trong Skills Matrix. Nhân viên đạt cấp độ 5 ở kỹ năng nào đó là chuyên gia trong lĩnh vực. Họ có thể giải quyết vấn đề hiệu quả, huấn luyện người khác và trả lời tất cả các câu hỏi liên quan. Họ là những nhân viên có thành tích rất cao trong công việc. Bạn hãy tận dụng những Nhân viên này để tìm kiếm giải pháp đột phá cho các vấn đề phức tạp trong công việc.
Xem thêm: Đào tạo giảng viên nội bộ
HR & TRAINING UPDATE – “HOW TO DEVELOP TRAINING ROADMAP”
Đây là nơi kết nối – học hỏi của những người trong nghề từ nhiều công ty và tập đoàn khác nhau. Cùng nhau trao đổi, tháo gỡ khó khăn/ thách thức trong lĩnh vực đào tạo và phát triển.
Tin rằng, sau sự kiện này bạn sẽ có thêm nhiều mối quan hệ mới, gỡ rối trong vấn đề đào tạo, phát triển. Đồng thời học hỏi cách mà các chuyên gia nhiều trải nghiệm từ những tập đoàn lớn chia sẻ kinh nghiệm xây dựng lộ trình và đánh giá, đo lường đào tạo.
Thông tin chương trình: https://vmptraining.com/workshop-xay-dung-lo-trinh-dao-tao/
Hoặc cần tư vấn trực tiếp qua Hotline: 1800 6981.
