Trong quá trình huấn luyện, việc đặt câu hỏi là một kỹ năng cực kỳ quan trọng. Nó không chỉ giúp người huấn luyện hiểu rõ hơn về nhu cầu, mong muốn và kiến thức của nhân viên, mà còn tạo điều kiện cho sự tương tác và trao đổi thông tin hiệu quả. Vậy kỹ năng đặt câu hỏi trong huấn luyện có những đặc điểm gì nổi bật?
Chỉ cần đọc xong bài viết này, bạn sẽ có kỹ năng huấn luyện đặt câu hỏi tuyệt vời. Tại sao? 7 cấu trúc và 8 thói quen đặt câu hỏi hiệu quả sẽ được bật mí! Hãy cùng tìm hiểu.
Cuối tuần này Phan Hữu Lộc có dịp đọc xong cuốn sách “7 Câu hỏi “thần kỳ” của mọi sếp giỏi” – Michael Bungay Stanier. Lộc nhận ra kinh nghiệm 18 năm làm Quản lý huấn luyện Nhân viên của mình có nét tương đồng với những thông tin trong sách. Hãy cùng Lộc khám phá 7 cấu trúc và 8 thói quen đặt câu hỏi huấn luyện hiệu quả nhé.
Khái Niệm Về Kỹ Năng Đặt Câu Hỏi
Kỹ năng đặt câu hỏi là khả năng tạo ra các câu hỏi một cách hiệu quả nhằm thu thập thông tin, kích thích tư duy và khuyến khích sự tham gia của người khác. Trong huấn luyện, việc này không chỉ đơn thuần là hỏi để biết thông tin, mà còn là phương pháp để khám phá sâu sắc hơn về suy nghĩ, cảm xúc và kinh nghiệm của nhân viên.
Tại Sao Đặt Câu Hỏi Quan Trọng?
- Khuyến khích Sự Tham Gia: Câu hỏi mở giúp nhân viên cảm thấy có giá trị và muốn tham gia vào cuộc trò chuyện.
- Khám Phá Ý Tưởng: Đặt câu hỏi đúng sẽ giúp phát hiện nhiều quan điểm và ý tưởng mới.
- Phát Triển Tư Duy Phản Biện: Câu hỏi thách thức giúp nhân viên rèn luyện khả năng suy nghĩ phản biện.
- Xác Định Nhu Cầu: Qua các câu hỏi, người huấn luyện có thể xác định được điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên.
>> TIPs Hay: Khuyến khích sáng tạo bằng kỹ thuật “phản chiếu” trong huấn luyện
Các Loại Câu Hỏi Trong Huấn Luyện
Việc phân loại câu hỏi cũng quan trọng trong quá trình huấn luyện. Có ba loại câu hỏi chính:
– Câu Hỏi Mở: Câu hỏi mở thường bắt đầu bằng các từ như “Tại sao”, “Như thế nào”, hoặc “Bạn nghĩ gì về…”. Những câu hỏi này khuyến khích nhân viên diễn đạt ý kiến của mình một cách tự do.
– Câu Hỏi Đóng: Câu hỏi đóng thường yêu cầu câu trả lời ngắn gọn, thường chỉ cần “Có”, “Không” hoặc một lựa chọn cụ thể. Những câu hỏi này giúp kiểm tra kiến thức hoặc nhận định.
– Câu Hỏi Gợi Mở: Câu hỏi gợi mở là những câu hỏi hướng đến một chủ đề cụ thể nhưng vẫn cho phép nhân viên tự do diễn đạt ý kiến. Ví dụ: “Bạn cảm thấy thế nào về phương pháp huấn luyện này?”
Cách Đặt Câu Hỏi Hiệu Quả Trong Huấn Luyện
Để trở thành một người huấn luyện tốt, bạn cần thực hành kỹ năng đặt câu hỏi một cách khoa học. Dưới đây là một số bước cụ thể để thực hiện điều này:
Xác Định Mục Tiêu
Trước khi bắt đầu đặt câu hỏi, hãy xác định rõ mục tiêu của buổi huấn luyện. Bạn muốn nhân viên hiểu rõ điều gì? Điều này sẽ giúp bạn định hướng các câu hỏi phù hợp.
Sử Dụng Câu Hỏi Mở
Hãy ưu tiên sử dụng câu hỏi mở để khuyến khích nhân viên chia sẻ ý kiến và trải nghiệm của họ. Ví dụ: “Bạn đã gặp phải khó khăn nào trong quá trình làm việc không?”
Lắng Nghe Chăm Chú
Khi nhân viên trả lời, hãy lắng nghe một cách chăm chú. Điều này không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn về câu trả lời mà còn tạo cảm giác được tôn trọng cho nhân viên.
Đưa Ra Câu Hỏi Phản Hồi
Sau khi nhân viên trả lời, hãy đưa ra câu hỏi phản hồi để khuyến khích họ đào sâu hơn vào vấn đề. Ví dụ: “Tại sao bạn lại nghĩ rằng điều đó quan trọng đối với bạn?”
Tạo Không Gian An Toàn
Hãy đảm bảo rằng không gian huấn luyện là an toàn và không có áp lực. Nhân viên nên cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý kiến của mình.
Giữ Tinh Thần Linh Hoạt
Đôi khi, bạn cần linh hoạt thay đổi câu hỏi dựa trên phản ứng của nhân viên. Nếu một câu hỏi không tạo ra được sự tương tác mong muốn, hãy thử một cách tiếp cận khác.
>>> Bài viết dành cho bạn: 04 KỸ NĂNG ĐÀO TẠO CẦN CÓ ĐỂ TRỞ THÀNH TRAINER CHUYÊN NGHIỆP
7 Cấu trúc câu hỏi huấn luyện nhân viên hiệu quả
#Câu hỏi khởi động
Câu hỏi khởi động: “Bạn đang nghĩ gì?”.
Nhân viên đáp: “Tôi đang nghĩ về…”
Bạn đề xuất: “Chúng ta hãy xem xét 3 khía cạnh: Khía cạnh công việc – tức những khó khăn đang gặp phải; Khía cạnh con người – tức những chuyện liên quan đến các thành viên trong nhóm, đồng nghiệp, sếp, khách hàng; Khía cạnh kiểu hành xử – tức liệu bạn có đang tự ‘mua dây buộc mình’ và chưa làm tốt nhất không?.
Theo bạn, chúng ta nên bắt đầu tư khía cạnh nào?”.
Bạn sử dụng câu hỏi khởi động để có xuất phát điểm tốt trong cuộc huấn luyện với Nhân viên.
Sau khi Nhân viên trình bày cả 3 khía cạnh trên thì bạn nói: “Nếu vấn đề nằm ở đó thì khó khăn hiện nay của bạn là gì?”.
#Câu hỏi khơi gợi
Bạn dùng cấu trúc “Còn gì nữa không?”.
Loại câu hỏi này giúp bạn 3 điều: Có thêm nhiều phương án xử lý vấn đề, từ đó đưa ra những quyết định tối ưu hơn; Giúp bạn kiềm chế không đưa ra lời khuyên/giải pháp ngay cho nhân viên; Giúp bạn có thêm chút thời gian để suy nghĩ về vấn đề nhân viên vừa nêu ra.
Trong quá trình huấn luyện, bạn đặt câu hỏi “Còn gì nữa không?” liên tục cho đến khi nào có đầy đủ thông tin. Ngoài ra, bạn cần hỏi với thái độ tò mò thực sự.
#Câu hỏi trọng tâm
Bạn sử dụng câu: “Khó khăn thực sự của bạn lúc này là gì?”.
Cấu trúc câu này sẽ giúp bạn kiềm chế mong muốn lao vào xử lý ngay vấn đề nhân viên vừa nêu ra. Nhờ đó, bạn sẽ dành thời gian tìm hiểu và giải quyết vấn đề thật sự quan trọng.
Khi Nhân viên trả lời, bạn đừng quên câu hỏi: “Còn gì nữa không?”.
#Câu hỏi nền tảng
Bạn dùng cấu trúc: “Bạn đang thực sự muốn gì?”.
Cấu trúc này sẽ giúp bạn thấu hiểu mong muốn của Nhân viên thay vì “đoán mò”. Khi đặt câu hỏi này, bạn có cơ hội để thể hiện kỹ năng huấn luyện chuyên nghiệp. Khi Nhân viên trả lời câu hỏi này, bạn cần dừng lại và thảo luận về mong muốn đó. Việc này sẽ đưa bạn và Nhân viên đi đến kết luận rằng mong muốn đó có thực sự cần thiết hay không.
#Câu hỏi lười biếng
Bạn hỏi: “Tôi có thể giúp được gì cho bạn?”.
Cấu trúc này thúc đẩy nhân viên nói thẳng và xác nhận rõ ràng những mong muốn của họ. Theo đó, bạn sẽ hạn chế hiểu sai ý Nhân viên. Trong lúc đặt câu hỏi này, bạn cần thẳng thắn và tông giọng như thể là “người cứu nguy”.
#Câu hỏi chiến lược
Bạn hỏi: “Nếu bạn nhận lời làm việc này thì sẽ từ chối những việc nào?”.
Cấu trúc này giúp Nhân viên hiểu rằng nếu đã đồng ý làm một việc thì phải từ chối hạng mục khác. Bạn hãy hỗ trợ Nhân viên phân tích những việc cần từ chối để tập trung hoàn thành công việc đã nhận.
#Câu hỏi học hỏi
Bạn dùng cấu trúc: “Điều gì trong cuộc trò chuyện này có ích nhất đối với bạn?”.
Cấu trúc này giúp Nhân viên cảm giác rằng bạn là người Sếp có ích. Ngoài ra, Nhân viên tự xác nhận đâu là điều có ích nhất từ cuộc trò chuyện để những buổi huấn luyện khác được tổ chức với không khí tích cực.
8 Thói quen cần thay đổi khi huấn luyện nhân viên
#Thói quen 1
Thời điểm… Khi tôi vừa hỏi xong ai đó một câu. Thay vì… Làm thêm câu nữa vì tôi thấy điều gì cũng đáng hỏi và có bao nhiêu thứ muốn biết. Tôi sẽ… Chỉ hỏi đúng 1 câu, sau đó im lặng đợi họ trả lời.
#Thói quen 2
Thời điểm… Khi tôi muốn hỏi một câu. Thay vì… Sắp xếp cấu trúc câu hỏi trong đầu rồi mới mở lời, giải thích vòng vo một lúc lâu mới chịu đi vào điều muốn nói. Tôi sẽ… Hỏi thẳng, sau đó im lặng lắng nghe câu trả lời.
#Thói quen 3
Thời điểm… Muốn nói cho người đối diện biết ý tưởng/giải pháp của tôi với vấn đề nào đó. Thay vì… Tôi giả vờ hỏi: “Anh nghĩ đến giải pháp A chưa?”. Thực ra đây là những lời khuyên trá hình. Tôi sẽ… Đặt 1 trong 7 cấu trúc câu hỏi phía trên để có thêm thông tin.
#Thói quen 4
Thời điểm… Khi tôi rất muốn hỏi người khác rằng “Tại sao…?”. Thay vì… Hỏi ngay “Tại sao?”. Tôi sẽ… Chuyển sang hỏi “Điều gì khiến anh chọn giải pháp này?”.
#Thói quen 5
Thời điểm… Khi tôi hỏi một câu mà 2 giây họ vẫn chưa trả lời. Thay vì… Tôi lấp khoảng lặng bằng cách hỏi lại câu đó. Tôi sẽ… Hít thở, vẫn tỏ ra cởi mở, thoải mái, giữ im lặng thêm khoảng 3 giây.
#Thói quen 6
Thời điểm… Sau khi tôi đặt câu hỏi. Thay vì… Giả vờ tỏ ra như mình đang tập trung lắng nghe. Tôi sẽ… Hoàn toàn tập trung lắng nghe! Nếu bị xao nhãng bởi điều gì, tôi sẽ cố gắng lấy lại tập trung và tiếp tục nghiêm túc lắng nghe.
#Thói quen 7
Thời điểm… Khi nhân viên trả lời một câu hỏi của tôi. Thay vì… Vội vàng hỏi câu tiếp theo. Tôi sẽ… Ghi nhận câu trả lời của họ bằng cách đáp lại: “Ý tưởng hay đấy!”.
#Thói quen 8
Thời điểm… Khi tôi nhận được một e-mail yêu cầu lời khuyên từ nhân viên. Thay vì… Hồi âm một email dài ngoằng về mọi giải pháp khả thi. Tôi sẽ… Dùng 1 trong 7 cấu trúc câu hỏi phía trên như “Khó khăn thực sự của bạn lúc này là gì?”.
Biết cách đặt câu hỏi phù hợp giúp khai thác thông tin hiệu quả và xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp. Để nâng cao kỹ năng này, bạn có thể tham gia khóa học “Kỹ năng huấn luyện và kèm cặp Nhân viên” dành cho quản lý cấp trung, áp dụng phương pháp Learning by Doing 3V (Vui vẻ-Vận động-Vận dụng) với 70% thời gian thực hành.
Eight-Skill Coaching For Managers | “Kỹ năng huấn luyện và kèm cặp Nhân viên”
Chương trình cung cấp cho Quản lý cấp trung 8 bước kèm cặp và huấn luyện nâng cao hiệu suất với những công cụ, phương pháp đã mô hình hóa. Ví dụ: 04 phong cách huấn luyện với mô hình COMO; Nguyên tắc FAST và các kỹ thuật phản hồi hiệu quả: SBI, AID, KFDB. Phương pháp được áp dụng trong chương trình là Learning by Doing 3V (Vui vẻ-Vận động-Vận dụng) với 70% thời gian tại lớp dành cho thực hành.
Hotline tư vấn 24/7: 1800 6981
Tạm kết
Trên đây là những kiến thức cơ bản về kỹ năng đặt câu hỏi trong huấn luyện. Việc luyện tập và cải thiện kỹ năng này sẽ giúp bạn trở thành một người huấn luyện hiệu quả hơn, đồng thời hỗ trợ nhân viên phát triển tối đa tiềm năng của họ. Hãy nhớ rằng, câu hỏi không chỉ là công cụ, mà còn là cầu nối giúp kết nối con người và ý tưởng.
