Có một câu nói nổi tiếng về lãnh đạo: “Đừng chỉ trích, lên án hay phàn nàn, thay vào đó hãy đưa ra phản hồi mang tính xây dựng”. Trong bối cảnh toàn cầu hóa như hiện nay, các Quản lý cần trang bị những công cụ khoa học để công việc hiệu quả hơn mỗi ngày. Với sự ra đời của hàng loạt Mô hình trên thế giới, Quản lý có thể áp dụng “Phản hồi Liên tục” (Continuous Feedback) để tối ưu quy trình làm việc.
“Phản hồi Liên tục” là chu trình gì?
Chu trình “Phản hồi Liên tục” là một quy trình khuyến khích nhân viên nhận phản hồi liên tục, trong đó họ được gia tăng thảo luận về điểm mạnh, điểm yếu của bản thân. Chu trình này sẽ giúp nhân viên phát hiện hạng mục họ đang làm tốt và phạm vi có thể cải thiện. Chu trình này theo chiều hướng lặp lại, dễ hấp thụ và áp dụng được cho thực tế công việc của các Quản lý.
Tại sao phải sử dụng Chu trình “Phản hồi Liên tục”?
Có 04 lợi ích khi Quản lý sử dụng Chu trình “Phản hồi Liên tục”:
- Thứ nhất, Quản lý sẽ tạo ra văn hóa làm việc lành mạnh vì Nhân viên được thoải mái thảo luận hàng ngày về điểm mạnh và điểm yếu của họ lẫn của Công ty.
- Thứ hai, Quản lý giúp Nhân viên và Công ty sinh lợi nhuận cao hơn vì tạo ra kế hoạch theo Quý ngắn hạn chứ không phải theo Năm.
- Thứ ba, Quản lý giúp gia tăng tinh thần làm việc từ Nhân viên vì Cấp dưới được lắng nghe và hiểu vai trò của mình trong Tổ chức.
- Thứ tư, Quản lý sẽ có được sự đánh giá cao bởi sự thay đổi tích cực quy trình, sản phẩm của doanh nghiệp.
Các lưu ý trước khi sử dụng Chu trình “Phản hồi Liên tục”!
Trước khi sử dụng Chu trình này, Quản lý cần lưu ý 04 vấn đề sau để công việc thuận lợi hơn:
- Thứ nhất, Quản lý hãy tạo ra quy trình công việc thật đơn giản và tinh tế, tránh sinh cảm giác sợ hãi cho Nhân viên.
- Thứ hai, Quản lý hãy đưa ra Phản hồi thường xuyên thông qua Mô hình này để giúp Nhân viên cải thiện hiệu suất làm việc.
- Thứ ba, Quản lý cần xóa bỏ tất cả thành kiến ra khỏi quy trình Phản hồi, thay vào đó, hãy sử dụng số liệu, các thuộc tính liên quan và sự thật.
- Thứ tư, Quản lý nên trở thành một Huấn luyện viên để đưa ra các phản hồi kịp thời nhằm giúp Nhân viên áp dụng những thông tin cần thiết vào công việc.
Chu trình “Phản hồi Liên tục” gồm những yếu tố nào?
Chu trình “Phản hồi Liên tục” còn được gọi là “Deming wheel”. “Phản hồi liên tục” được phát triển bởi một người Tư vấn có tiếng vang là Dr. Edwards Deming vào những năm 1950.
Mô hình gồm có 4 bước chính:
- Lên kế hoạch (Plan): Quản lý cần xác định danh sách vấn đề phải Phản hồi dựa trên số liệu và sự kiện. Tiếp theo, Quản lý cần tìm hiểu các thông tin liên quan, lên ý tưởng Phản hồi để cung cấp cho Nhân viên nhằm áp dụng vào thực tế. Sau đó, Quản lý hãy lập ra danh sách kết quả kỳ vọng nếu áp dụng các Phản hồi.
- Thí điểm (Do): Quản lý cần thí điểm các Phản hồi này vào một bộ phận Nhân viên nhỏ để thử nghiệm trước khi áp dụng cho toàn Tổ chức. Điều này sẽ giúp Quản lý giảm thiểu rủi ro khi chưa chắc chắn tính khả thi của Phản hồi.
- Kiểm tra (Check): Ở bước này, Quản lý cần phân tích các kết quả của đợt thí điểm vừa thực hiện và so sánh với kỳ vọng ban đầu. Nếu mọi so sánh đều đúng như dự đoán, Quản lý có thể đi đến bước tiếp theo.
- Phổ quát (Act): Quản lý sử dụng rộng rãi các Phản hồi này cho toàn bộ Tổ chức. Lưu ý, Mô hình này là quy trình liên tục tiếp diễn theo vòng tròn chứ không phải một đường thẳng với điểm đầu và điểm cuối rõ ràng. Mọi chương trình “Phản hồi Liên tục” của Quản lý chỉ là những bậc thang nhỏ để Nhân viên cải thiện hiệu suất làm việc một cách điều độ theo lộ trình dài hạn.
Dễ thấy, khi áp dụng Chu trình “Phản hồi Liên tục”, Quản lý sẽ cải thiện hiệu suất làm việc của Nhân viên một cách khoa học. Mô hình này còn có khả năng tăng sự trung thành của Nhân viên với Tổ chức mà họ đang cống hiến.
Đọc thêm tại: www.coachingskills.vn
