Bước đầu tiên trong quy trình quản lý Đào tạo là xác định nhu cầu và năng lực thiếu sót của Nhân viên. Cách tốt nhất để thực hiện điều này là Phân tích Nhu cầu Đào tạo, viết tắt: TNA (Traning Needs Analysis). TNA là quy trình nhận diện, đánh giá nhu cầu Đào tạo và Phát triển của Nhân viên trong Doanh nghiệp nhằm giúp họ thực hiện công việc hiệu quả. TNA đạt hiệu quả cao nhất nếu được thực hiện sau khi tuyển dụng và trước thời điểm đánh giá hiệu suất (performance reviews) của Nhân viên. TNA gồm các phần: mục tiêu tổ chức, nhu cầu của nhân viên, kỹ năng thiết yếu, hiệu suất, kiến thức ngành, sự thích hợp của chương trình đào tạo, hoàn lại vốn đầu tư (Return on Investment).
Quy trình TNA có thể được chia thành 05 bước:
1/ Xác định mục tiêu chung
Mục đích (Goals) là điểm cuối mà mọi hoạt động trong Doanh nghiệp hướng đến và được quản lý trực tiếp bởi cấp Lãnh đạo (Leaders). Những mục đích giúp tìm ra hướng đi như một sự tham khảo khi cấp Trưởng phòng (Managers) cần đưa ra quyết định. Theo nghĩa tổng quát, mục đích chính là lý do cho sự tồn tại của Doanh nghiệp trong một khoảng thời gian.
T&D mô tả đối tượng cần Đào tạo (target groups) một cách chính xác trên từng chỉ tiêu. Việc này yêu cầu T&D phải đặt hàng loạt câu hỏi liên quan đến họ. Một số ý tưởng câu hỏi có thể sử dụng để mô tả Nhân viên cần đào tạo như: số lượng; khả năng tự đào tạo trên nền tảng số (digital learning); thời gian khả dụng; mức độ vận dụng các chương trình đào tạo vào công việc; kiến thức nền đang sở hữu; chất lượng mối quan hệ với đồng nghiệp.
3/ Khảo sát dữ liệu
Sau khi có một khung thông tin chung về đối tượng mục tiêu, T&D thực hiện khảo sát nhu cầu Đào tạo từ Nhân viên. Một số phương thức có thể tiến hành như: phỏng vấn (interviews); bảng hỏi (questionnaires and surveys); duyệt lại các khóa Đào tạo đang được tổ chức. Các câu hỏi trong quá trình khảo sát sẽ dựa trên Mục tiêu chung của Doanh nghiệp và những tiêu chí đã được phân loại ở bước 2.
T&D cần đưa ra câu trả lời cho tất cả các vấn đề, nhu cầu và kỳ vọng của Nhân viên về Đào tạo sau quá trình phân tích những dữ liệu đã thu thập ở bước 3. Các kết luận của khảo sát phải giúp T&D đưa ra những thông tin đang tồn tại nhưng chưa được kiểm chứng. Hoặc những thông tin chưa tồn tại nhằm cải thiện hiệu suất Đào tạo trong tương lai.
5/ Phản hồi cho Nhân viên
Phản hồi (Feedback) giúp cho Doanh nghiệp phát triển một cách ổn định. Nếu Nhân viên là nhịp tim, thì Phản hồi là “máy trợ tim” mỗi khi nhịp tim có dấu hiệu “không bình thường”. T&D cần đưa ra Phản hồi cho Nhân viên về những điều đã được kết luận ở bước 4. Điều này đòi hỏi sự khéo léo trong giao tiếp, vì theo tâm lý học, con người thường “không thích nghe sự thật”. Sau khi đưa ra các Phản hồi cần thiết, T&D cung cấp những giải pháp để đáp ứng tất cả vấn đề, nhu cầu và kỳ vọng về Đào tạo trong khả năng có thể.
