Khung năng lực là một công cụ được ứng dụng trong nhiều doanh nghiệp, có hiệu quả trong việc phát triển nguồn nhân lực và nâng cao năng suất làm việc. Đánh giá kỹ năng, hành vi và thái độ của người lao động sẽ không còn là mối bận tâm của doanh nghiệp nếu các nhà quản lý biết cách áp dụng khung năng lực trong quản trị nhân sự. Thấu hiểu điều này, VMP đưa ra quy trình PRIDE bao gồm 5 bước chính để các nhà quản lý có thể ứng dụng trong công tác xây dựng Khung năng lực.
Hiểu rõ về Khung năng lực
Trước khi muốn hiểu về Khung năng lực, chúng ta cần hiểu rõ khái niệm về năng lực là gì. Theo Cục quản lý nhân sự của Mỹ, Năng lực (Competency) được định nghĩa là khả năng đo lường được của cá nhân dưới dạng Kiến thức (Knowledge), Kỹ năng (Skill), Thái độ (Attitude) và được thể hiện qua Hành động (Action), Suy nghĩ (Thoughts), Cảm nhận (Feelings). Năng lực cũng là một yếu tố quan trọng giúp cá nhân làm việc hiệu quả, tạo ra sức mạnh cạnh tranh so với những người khác.
Dựa trên đó, ta có thể nhận thấy được Khung năng lực là một bản kế hoạch được xây dựng từ cơ bản đến nâng cao giúp cho quá trình đánh giá một nhân sự dễ dàng hơn. Ngoài ra, khung năng lực còn mô tả các kiến thức, kỹ năng và thái độ mà một nhân viên hay cả người quản lý cần có để hoàn thành tốt công việc.
Công cụ cần có cho doanh nghiệp
Có được khung năng lực phù hợp, sẽ không còn khó khăn để trả lời khi đối mặt với những câu hỏi về cách để xác định các kỹ năng, thái độ của người lao động; hay cách để biết được nhân viên có đủ tiêu chuẩn cho công việc hay chưa. Được ứng dụng phổ biến không chỉ trong công tác tuyển dụng, Khung năng lực cũng là cơ sở quan trọng trong chiến lược đào tạo, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên và trong nhiều hoạt động khác.
Khung năng lực giúp các nhà quản lý hiểu được chân dung của các vị trí và yêu cầu công việc cũng như xác định được năng lực cần được đào tạo khi tuyển dụng nhân sự. Ngoài ra, các nhà quản lý cũng được hỗ trợ để xây dựng hệ thống quản lý thành tích và chế độ đãi ngộ cho nhân viên thông qua công cụ này.
PRIDE – Quy trình 5 bước xây dựng và triển khai Khung năng lực hiệu quả
Để xây dựng khung năng lực cho một tổ chức cần có một quá trình cụ thể và rõ ràng để có thể dễ dàng thực hiện, áp dụng. Hiểu điều này, VMP đưa ra Quy trình PRIDE bao gồm 5 bước chính để xây dựng, triển khai và áp dụng Khung năng lực hiệu quả
Bước 1: Prepare – Chuẩn bị và tạo khung năng lực chung cho doanh nghiệp
Việc xác định mục đích trước khi xây dựng Khung năng lực giúp đảm bảo được sự thấu hiểu và những gì mỗi vai trò cần trong các phòng ban. Ngoài ra, trong bước này tổ chức cũng cần phải chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống quản lý và chức danh.
Doanh nghiệp cũng cần xác định năng lực nào có thể cần và phân chia các hành vi theo các cấp độ một cách hợp lý và khoa học. Từ đó, điều chỉnh sao cho hợp lý và tạo nên một khung năng lực chung cho toàn bộ công ty.
Bước 2: Research – Nghiên cứu và phân tích
Để hỗ trợ cho bước chuẩn bị tốt hơn, việc nghiên cứu và phân tích hệ thống quản lý và chức danh giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng khuôn khổ của toàn bộ tổ chức được chuẩn hóa một cách chính xác nhất. Tìm hiểu các cấu trúc hoặc cập nhật xu hướng quản lý hiện đại giúp doanh nghiệp có một hệ thống quản lý hoàn thiện và hiệu quả hơn. Điều này cũng giúp doanh nghiệp nắm bắt được phạm vi rộng nhất mà Khung có thể ảnh hướng đến.
Bước 3: Information collected – Thu thập thông tin
Đây là phần chính của việc xây dựng Khung năng lực. Nhìn chung, dữ liệu thu thập càng chất lượng thì Khung được xây càng chính xác. Tổ chức có thể thu nhận thông tin từ các nhân viên mình thông qua quan sát, phỏng vấn mọi người, tạo bảng câu hỏi như một dạng khảo sát.
Mặt khác, doanh nghiệp sẽ cần thực hiện định nghĩa và phân chia các cấp độ cho từng loại năng lực. Từ điển năng lực Đại học Harvard hay bộ năng lực do Viện phát triển Nhân lực (CIPD) của Anh cũng có thể được sử dụng và điều chỉnh để phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp.
Bước 4: Determine – Xác định năng lực cho từng vị trí
Sau khi có được một khung năng lực chung cho cả doanh nghiệp và thông tin cần thiết từ ba bước trên, việc cần làm tiếp theo là xác định và chọn lọc các cấp độ và loại năng lực cho từng vị trí trong doanh nghiệp. Có thể tiếp cận thông qua khảo sát hoặc thảo luận nội bộ về tần suất và sự cần thiết của năng lực có thật sự phù hợp để thực hiện hiệu quả công việc của từng vị trí.
Quá trình xác định năng lực phải bám sát, dựa trên nhiệm vụ của mỗi vị trí và thông tin đã thu nhập trước đó. Và kết quả của giai đoạn này là đảm bảo những năng lực được chọn sẽ thực sự phù hợp với từng vị trí và đóng góp nâng cao hiệu quả công việc.
Bước 5: Evaluate – Đánh giá. theo dõi và đo lường
Sau khi triển khai khung năng lực đã hoàn thiện, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá nhân sự và các phòng ban. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải giải thích cho nhân viên lý do Khung năng lực được phát triển và cách doanh nghiệp muốn sử dụng nó. Từ đó, tiến hành đánh giá và xác định khoảng cách năng lực và tiến hành đào tạo để các cá nhân đạt được mục tiêu đã đặt ra.
