Ngày 16/10/2024 vừa qua, tôi – Phan Hữu Lộc rất vinh dự được đồng hành cùng các anh chị Dai-ichi Life trong khóa đào tạo On-the-job Coaching. Tại buổi học, tôi đã chia sẻ đến anh chị phương pháp PRODA. Cùng tôi điểm lại những điểm nổi bật của phương pháp này. Khám phá ngay!
Nội dung thuộc Khóa học đã diễn ra
Phương pháp PRODA là gì?
PRODA là một công cụ quản lý hữu ích được thiết kế bởi tôi nhằm tập trung vào việc giúp nhân viên tăng cường tư duy sáng tạo và tìm phương án phù hợp để tự giải quyết các mục tiêu cụ thể. Phương pháp PRODA là viết tắt của 5 bước quan trọng trong quá trình huấn luyện và phát triển năng lực của nhân viên. Cùng tôi khám phá từng bước cụ thể:
1. Problem – Xác định vấn đề
Bước đầu tiên trong phương pháp PRODA mà tôi muốn chia sẻ đến anh chị là xác định vấn đề. Khi vấn đề không được xác định rõ ràng, quá trình giải quyết sẽ trở nên khó khăn và có thể dẫn đến thất bại. Ở bước này, các anh chị cần hỗ trợ nhân viên nhận diện vấn đề cụ thể mà họ đang đối mặt là gì. Anh chị có thể hỏi trực tiếp về vấn đề nhân viên muốn giải quyết thông qua các câu hỏi xoay quanh 4W: What (chuyện gì?); Where (Ở đâu?); When (Khi nào?); Who (Ai?).
2. Root Cause – Tìm nguyên nhân chính
Sau khi xác định vấn đề, bước tiếp theo trong phương pháp PRODA là phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Anh chị có thể hướng dẫn nhân viên thực hiện các công cụ như sơ đồ nguyên nhân – kết quả hoặc quy tắc 5 Whys để tìm ra nguyên nhân thực sự của vấn đề.
Tìm ra nguyên nhân chính là nền tảng để bạn xây dựng phương án giải quyết hiệu quả. Nhân viên cần được khuyến khích tìm hiểu và phân tích kỹ lưỡng để đảm bảo không bỏ qua những yếu tố quan trọng.
3. Options – Tìm kiếm phương án
Sau khi biết nguyên nhân chính, nhân viên cần tìm kiếm các phương án để giải quyết vấn đề. Ở bước này, hãy lắng nghe các phương án giải từ nhân viên. Anh chị có thể tổ chức các buổi brainstorm để nhân viên đưa các ý tưởng, phương án, sau đó đánh giá chúng dựa trên các yếu tố như tính khả thi, hiệu quả và rủi ro tiềm ẩn.
Sự đa dạng trong các phương án sẽ mang lại nhiều lựa chọn và khả năng thành công cao hơn. Nhân viên sẽ học cách nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau và phát triển khả năng đưa ra các ý tưởng sáng tạo.
4. Decision – Chọn phương án
Sau khi có danh sách các phương án, nhân viên sẽ phải chọn ra giải pháp tốt nhất để triển khai. Các anh chị có thể giúp nhân viên đánh giá các phương án dựa trên các tiêu chí cụ thể như thời gian, chi phí và nguồn lực sẵn có. Quyết định phải được đưa ra dựa trên dữ liệu thực tế và các yếu tố có thể ảnh hưởng đến việc thực thi phương án.
5. Action Planning – Kế hoạch hành động
Sau khi chọn được phương án, bước cuối cùng mà tôi muốn giới thiệu là xây dựng kế hoạch hành động. Kế hoạch này phải chi tiết, bao gồm các bước cụ thể để triển khai phương án, ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ, và thời gian hoàn thành dựa trên 5W1H. Bạn cần phải đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ vai trò của mình và có cam kết thực hiện đúng kế hoạch.
Bài viết hữu ích:
- Vai trò đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp
- Làm thế nào để huấn luyện nhân viên
- Bạn đã có kỹ năng hướng dẫn và kèm cặp nhân viên của mình chưa?
Lợi ích của phương pháp PRODA trong quản lý
Việc áp dụng công thức PRODA không chỉ mang lại lợi ích cho nhân viên mà còn giúp các nhà quản lý tối ưu hóa quá trình làm việc trong tổ chức. Dưới đây là một số lợi ích:
- Gia tăng khả năng tư duy phản biện: Thay vì chỉ thực hiện các chỉ thị, nhân viên sẽ được khuyến khích tự suy nghĩ, tìm hiểu và đưa ra các giải pháp khả thi cho các vấn đề gặp phải.
- Cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề: Phương pháp PRODA giúp nhân viên phát triển kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề một cách có hệ thống và logic.
- Nâng cao hiệu quả công việc: Khi nhân viên biết cách phân tích và giải quyết các vấn đề một cách tự chủ, họ sẽ hoàn thành công việc nhanh hơn và hiệu quả hơn.
- Tăng cường tinh thần làm việc nhóm: Trong quá trình tìm kiếm và chọn lọc giải pháp, nhân viên sẽ làm việc cùng nhau, chia sẻ ý kiến và học hỏi lẫn nhau.
Học viên nói gì về phương pháp PRODA?
“Buổi học thực sự rất ý nghĩa và mang lại nhiều giá trị. Điều em ấn tượng nhất là 5 bước của phương pháp PRODA. Sau buổi học này, em cảm thấy tự tin hơn trong việc trao đổi với nhân viên, giúp họ thay đổi tư duy và nâng cao hiệu suất công việc. Cảm ơn thầy vì đã chia sẻ những phương pháp huấn luyện rất hữu ích! ” – Chia sẻ của chị Đỗ Linh – Dai-ichi Life.
Tạm kết về phương pháp PRODA
Trên đây là các bước thực hiện chi tiết của phương pháp PRODA. Tôi tin rằng các anh chị sẽ nắm vững những kiến thức này giúp việc huấn luyện nhân viên trở nên dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả công việc và góp phần phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Cảm ơn các anh chị đã đồng hành cùng tôi trong buổi follow up khóa đào tạo On-the-job Coaching lần này!
