Bạn đang tìm kiếm bộ 08 Kỹ năng huấn luyện nhân viên chuyên sâu dành cho Quản lý? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từ chi tiết từng bước. Đọc xong là làm được.
Huấn luyện 1:1 giúp Nhân viên khám phá ra những kiến thức, kỹ năng mới để họ làm tốt hơn khả năng hiện tại. Theo Phan Hữu Lộc, Quản lý cần sở hữu 08 kỹ năng huấn luyện nhân viên sau:
Lắng nghe – Listening
Tại sao cần Lắng nghe?
Việc lắng nghe trong huấn luyện giúp Quản lý duy trì sự tập trung để hiểu được trọn vẹn thông tin mà Nhân viên muốn truyền tải. Một khi lắng nghe hiệu quả, Quản lý sẽ có nhiều thông tin khách quan. Theo đó, Quản lý không bị chi phối bởi cảm xúc của bản thân khi đưa ra phản hồi.
Quy trình 04 bước Lắng nghe LACE
Quản lý lắng nghe theo quy trình 04 bước trong buổi huấn luyện: Listen – Lắng nghe Nhân viên nói gì; Acknowledge – Biểu lộ là đã nhận được thông tin; Check – Kiểm tra liệu mình có hiểu đúng ý; Enquire – Hỏi thêm thông tin.
Trong khi lắng nghe, Quản lý cần duy trì kết nối bằng mắt (50-70% thời gian giao tiếp). Duy trì nụ cười chân thành cũng rất quan trọng để đôi bên thoải mái với nhau.
Đặt câu hỏi – Questioning
Tại sao cần Đặt câu hỏi?
Đặt câu hỏi giúp Quản lý xác nhận thông tin, kiểm tra mức độ hiểu biết, kỹ năng của Nhân viên. Ngoài ra, việc đặt câu hỏi giúp Quản lý khai thác thông tin có chiều sâu.
Quy trình 03 bước Đặt câu hỏi
Quản lý thực hiện 03 bước sau để đặt câu hỏi huấn luyện nhân viên: Hỏi rõ ràng và chính xác; Dừng lại cho người nghe có thời gian suy nghĩ; Hỏi lại cách khác nếu người nghe không trả lời được.
Thay vì đặt câu hỏi “Tại sao…?” thì Quản lý cần tập trung vào “Điều gì…?” để Nhân viên không có tâm lý đề phòng. Hạn chế các câu như: “Tại sao em lại chọn khách hàng này?”. Thay vào đó: “Điều gì khiến em lựa chọn khách hàng này?”.
Tips hay cho bạn: Chuyên viên Đào tạo và cách xử lý Q&A.
Xây dựng mối quan hệ – Building Rapport
Tại sao cần Xây dựng mối quan hệ?
Việc xây dựng mối quan hệ tốt với Nhân viên giúp tạo ra sự kết nối tích cực và tìm kiếm điểm tương đồng cùng đối phương. Khi mối quan hệ đã tốt, dù cả 2 có bất kỳ sai lầm nào cũng sẽ dễ dàng tha thứ hơn.
Quy trình 04 bước Xây dựng mối quan hệ
Việc xây dựng mối quan hệ không nhất thiết là chỉ diễn ra trong buổi huấn luyện. Quản lý hãy xây dựng mối quan hệ trong các tình huống giao tiếp hàng ngày.
Trong bất kỳ cuộc giao tiếp nào, hãy thực hiện 04 bước sau: Dành 5 phút đầu tiên để “xã giao” về thời tiết, quần áo…; Lắng nghe chủ động; Đồng bộ với cử chỉ, phong cách, tông giọng của đối phương; Thể hiện sự chân thành, tôn trọng Nhân viên xuyên suốt các cuộc giao tiếp.
Hãy luôn dùng tên của Nhân viên để xưng hô nhằm thể hiện sự tôn trọng. Quản lý cũng cần là người chủ động mở lời trong các cuộc giao tiếp để xây dựng mối quan hệ dài hạn.
Sau cùng và cũng quan trọng nhất, hãy thực sự chân thành!
Dẫn dắt vào buổi trao đổi – Staying Focused
Tại sao cần Dẫn dắt vào buổi trao đổi?
Việc dẫn dắt vào buổi trao đổi giúp Quản lý kiểm soát được những thông tin cả 2 sẽ thảo luận trong đợt huấn luyện. Nhân viên cũng sẽ đưa ra ý tưởng chất lượng nhất thông qua những câu hỏi dẫn dắt chuyên nghiệp của Quản lý.
Quy trình 05 bước Dẫn dắt vào buổi trao đổi
Quản lý thực hiện tuần tự 05 bước sau: Đưa ra câu hỏi mở; Dừng lại lắng nghe; Hỏi lại cách khác nếu Nhân viên chưa trả lời được; Tóm tắt lại câu trả lời của Nhân viên; Đưa ra câu hỏi đóng.
Ví dụ 05 bước như sau: “Điều gì tạo nên hình ảnh người bán hàng chuyên nghiệp?”; Chăm chú lắng nghe (thực sự im lặng và tập trung); Nếu Nhân viên chưa trả lời được thì đổi cách hỏi: “Em hãy quan sát một người bán hàng chuyên nghiệp nhất của công ty mình. Điều gì khiến họ thành công?”; “Tóm lại, người bán hàng thành công có XYZ…”; “Em có cam kết cải thiện các yếu tố này để trở thành người bán hàng chuyên nghiệp hay không?”.
Thể hiện sự đồng cảm – Empathising
Tại sao cần Thể hiện sự đồng cảm?
Quản lý thể hiện sự đồng cảm tốt sẽ gia tăng niềm tin và cảm xúc của Nhân viên. Khi đã thoải mái với Quản lý, Nhân viên sẽ dễ dàng đưa ra các ý kiến sáng tạo rất đột phá. Họ hiểu rằng Quản lý đang ở bên, lắng nghe và hỗ trợ họ.
Tips hay: Bí kíp kiểm soát cảm xúc trong đào tạo.
Quy trình 05 bước Thể hiện sự đồng cảm
Quản lý thực hành kỹ năng huấn luyện nhân viên – Thể hiện sự đồng cảm qua 05 bước sau: Đặt bản thân vào vị trí của Nhân viên; Cố gắng tìm kiếm những cảm xúc mà Nhân viên đang trải qua; Xác định các trải nghiệm trong quá khứ dẫn đến những cảm xúc đó; Lựa chọn trải nghiệm khó khăn/vui vẻ nhất mà Nhân viên đã trải qua để thể hiện sự đồng cảm; Biểu đạt ra cử chỉ cơ thể, nét mặt, ngôn từ phù hợp để thể hiện sự đồng cảm.
Thể hiện sự đồng cảm là kỹ năng huấn luyện nhân viên cần phát triển trong dài hạn. Và nếu là kỹ năng huấn luyện nhân viên thì cần phải luyện tập. Hãy thực hành liên tục 05 bước trên, trong dài hạn Quản lý sẽ thấy sự khác biệt rất lớn. Ngoài ra,
hãy thường xuyên sử dụng câu: “Tôi hiểu cảm xúc của em lúc này!” (tùy chỉnh trong thực tế).
Tóm lược và khuyến khích suy ngẫm – Sumarising & Reflecting
Tại sao cần Tóm lược và khuyến khích suy ngẫm?
Nếu Quản lý chỉ tập trung vào việc đặt câu hỏi thì sẽ rất khó để Nhân viên tạo ra các ý tưởng đột phá. Việc tóm lược và khuyến khích suy ngẫm sẽ giúp Nhân viên có thêm thời gian để đưa ra những ý tưởng chất lượng nhất.
Quy trình 03 bước Tóm lược và khuyến khích suy ngẫm
Quản lý hãy thực hiện tuần tự 03 bước sau: Ghi chú ra giấy những thông tin mà Nhân viên cung cấp; Xác nhận lại cho Nhân viên danh sách các ý kiến đó; Đặt câu hỏi: “Còn gì nữa không?”; Im lặng và lắng nghe.
Bài viết hay nên đọc: Đào tạo giảng viên truyền cảm hứng.
Bạn cần đặc biệt chú ý đến cấu trúc: “Còn gì nữa không?”. Đây là cấu trúc “thần kỳ” sẽ giúp Nhân viên đưa ra hàng loạt ý tưởng đột phá khiến bạn phải bất ngờ.
Khai phá tiềm năng chưa bộc lộ – Unlocking Limiting Beliefs
Tại sao cần Khai phá tiềm năng chưa bộc lộ?
Việc khai phá tiềm năng chưa bộc lộ giúp Nhân viên loại bỏ các tư duy tiêu cực như: “Em không có đủ kinh nghiệm/bằng cấp!”; “Người khác có lẽ sẽ làm việc này tốt hơn em!”; “Em quá già/trẻ!”; “Em không đủ tiền!”; “Em không đủ thời gian!”; “Em không đủ động lực!”.
Quy trình 05 bước Khai phá tiềm năng chưa bộc lộ
Quản lý thực hiện các bước sau: Tìm hiểu mục tiêu hiện tại của Nhân viên; Thảo luận với Nhân viên về việc liệu mục tiêu có đủ lớn?; Thể hiện sự “khinh thường” mục tiêu quá nhỏ; Gợi ý mục tiêu mới lớn hơn; Trao đổi thêm về mục tiêu lớn để truyền động lực giúp Nhân viên hành động.
Quản lý thể hiện sự “khinh thường” mục tiêu quá nhỏ của Nhân viên không phải là đơn giản. Bạn cần “lôi kéo” Nhân viên cũng phải có cảm xúc “khinh thường” tương tự thì họ mới đủ động lực khai phá tiềm năng chưa bộc lộ. Áp đặt mục tiêu thường không đem lại kết quả tốt đẹp trong dài hạn.
Đưa ra phản hồi – Giving supportive feedback
Tại sao cần Đưa ra phản hồi?
Buổi huấn luyện thường đều hướng đến câu trả lời của Nhân viên. Nhưng liệu các câu trả lời đó có đáp ứng hoàn toàn nguyện vọng của Quản lý? Đây là lý do cho sự ra đời của Phản hồi.
Quy trình 03 bước AID Đưa ra phản hồi
Quản lý thực hiện phản hồi qua 03 bước AID như sau: Action – “Việc này…”; Impact – “Ảnh hưởng đến…”; Desired – “Tôi mong muốn em sẽ…”.
Quy trình 03 bước AID chỉ đúng với những tình huống Quản lý cần điều chỉnh các ý tưởng thực sự không phù hợp. Vì vậy, nếu muốn khen ý tưởng nào đó, Quản lý đơn giản chỉ cần nói: “Ý tưởng rất hay! Em sẽ làm những gì để biến ý tưởng đó thành hiện thực?”.
Trong chương trình đào tạo tổ chức bởi VMP Academy, bạn sẽ thực hành tại lớp các kiến thức đã được mô hình hóa dễ nhớ như AID.
“Kỹ năng huấn luyện và kèm cặp Nhân viên” (Eight-Skill Coaching For Managers)
Khóa này dành riêng cho Quản lý cấp trung gồm: Giám sát (Supervisor), Trưởng nhóm (Team Leader) và Trưởng phòng (Manager) mong muốn huấn luyện nhân viên hiệu quả. Quản lý cấp trung sẽ hình thành thói quen huấn luyện và kèm cặp nhân viên hiệu quả; giảm 90% thời gian giám sát, đốc thúc đội ngũ làm việc; gia tăng nguồn lực để lập kế hoạch, phát triển năng lực.
Hotline tư vấn 24/7: 1800 6981
Tham khảo tại: https://coachingskills.vn/ky-nang-huan-luyen-va-kem-cap-nhan-vien/
