Thời gian trong một ngày của chúng ta đều chỉ có 24H, được phân bổ ra một cách phù hợp để cân bằng giữa cuộc sống gia đình và công việc. Thế nhưng có những người đảm nhiệm vị trí như quản lý, lãnh đạo phải tiêu tốn từ 12 – 16 tiếng mỗi ngày để giải quyết công việc. Khi dành quá nhiều thời gian như thế, vô hình chung khiến cuộc sống cá nhân của người quản lý bị ảnh hưởng nghiệm trọng.
Ngoài ra, quản lý tự giải quyết công việc góp phần khiến đội ngũ bị thui chột tài năng, mất đi động lực làm việc. Ôm đồm công việc và mất thời gian xử lý khiến tinh thần, sức khỏe quản lý cũng như đội ngũ đi xuống.
Bài viết dưới đây Lộc sẽ phân tích sâu về nguyên nhân, hệ lụy cũng như cách giải quyết hiệu quả cho vấn đề này.
Vì sao nhiều nhà quản lý dễ rơi vào “bẫy” ôm đồm công việc?
Nhân viên làm sai, quản lý tự giải quyết
Anh A: “Chiều nay, hai anh em mình làm vài ly”.
Anh B: “Dạ, em bận quá. Anh cho em hẹn hôm khác”.
Anh A: “Cậu từ từ làm, mới đảm nhiệm chức này thôi mà”.
Anh B: “Dạ, nó không phải vấn đề, anh nhìn xem này, nhân viên của em không biết thực hiện công việc, kế hoạch thì thiếu sót trên dưới, báo cáo mà viết như cho có, hẹn deadline hôm qua nay mới giao. Hỏi xem có bực không”.
Anh A: “Cậu thôi nóng giận, chuyện gì cũng có cách giải quyết”.
Anh B: “Em mệt với đội này quá”.
Anh B: “Dạ, Em xin phép đi trước. Em phải về làm lại mấy cái này, mai còn trình diện sếp tổng”.
(Anh A và B là những người chức vụ quản lý cùng làm trong doanh nghiệp)
Chắc chắc, đối với ai đang làm vị trí quản lý sẽ không khó để nhận ra cuộc đối thoại trên. Mỗi lần gặp gỡ nhau, các nhà quản lý thường xuyên than phiền nhân viên không biết cách làm hay thực hiện hoài một việc mà không xong. Và quản lý phải tự ôm hết tất cả việc và giải quyết.
Trong giai đoạn đầu, người chập chững bước vào vị trí làm cấp trên thường hay xảy ra vòng lặp: Đưa công việc cho nhân viên, Nhân viên làm sai, Quản lý tự giải quyết lỗi sai. Bạn nghĩ mình có thể xử lý tất cả mọi thứ. Thế nhưng trong thời gian dài công việc và trách nhiệm đè nặng lên đôi vai quản lý, bạn trở nên căng thẳng, hoảng loạng và cuối cùng sụp đổ. Đồng thời, đội ngũ cũng không được học hỏi và phát triển được các kỹ năng để có thể làm tốt công việc hơn.
Nhiều nhà quản lý cảm thấy rằng họ cần phải tự mình thực hiện mọi nhiệm vụ để đảm bảo chất lượng công việc. Tâm lý này có thể xuất phát từ sự thiếu niềm tin vào khả năng của đội nhóm hoặc đơn giản là thói quen đã ăn sâu từ trước. Những lo lắng này khiến họ cảm thấy rằng nếu không tự mình làm thì mọi thứ có thể bị hỏng. Thực tế, điều này thường dẫn đến tình trạng ôm đồm nhiều việc, từ đó tạo ra rất nhiều hệ lụy nghiêm trọng.
Xem thêm:
- Kỹ năng đào tạo – Yếu tố để quản lý và phát triển đội nhóm bền vững
- 07 chương trình đào tạo quản lý PHL đã thực hiện từ 29/10 – 08/11/2024
- TOP 8 Cách giúp quản lý xây dựng môi trường làm việc tích cực, hạnh phúc
Nguyên nhân dẫn đến tình trạng ôm đồm công việc
Tình trạng ôm đồm công việc thường bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Dưới đây, chúng ta sẽ phân tích chi tiết một số nguyên nhân chính góp phần tạo ra tình trạng này.
Tâm lý sợ giao việc (Delegation Fear)
Khi nhắc đến việc giao việc, nhiều nhà quản lý thường gặp phải tâm lý lo sợ. Họ không tin tưởng vào khả năng của đội ngũ hoặc lo rằng nếu giao việc cho người khác, những sai sót có thể xảy ra.
Sự sợ hãi này có thể khiến họ trở nên thụ động và không dám giao nhiệm vụ cho nhân viên. Họ tin rằng cách tốt nhất để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn là tự mình thực hiện. Điều này dẫn đến việc họ phải làm thêm nhiều giờ, từ đó dễ dàng bị stress và kiệt sức.
Thiếu kỹ năng quản lý thời gian
Một trong những yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý tránh khỏi việc ôm đồm công việc là kỹ năng quản lý thời gian. Nhiều nhà quản lý không biết cách ưu tiên công việc, dẫn đến việc họ dễ bị cuốn vào những nhiệm vụ ít quan trọng nhưng chiếm nhiều thời gian.
Thiếu khả năng phân bổ thời gian hợp lý không chỉ làm giảm hiệu suất công việc mà còn tạo ra cảm giác quá tải. Hậu quả là họ có thể bỏ lỡ những cơ hội phát triển cho cả bản thân và đội nhóm.
Áp lực từ tổ chức và kỳ vọng cá nhân
Áp lực từ tổ chức cũng như từ chính bản thân là một trong những nguyên nhân chính khiến nhà quản lý ôm đồm quá nhiều việc. Họ có thể tự đặt ra những yêu cầu quá cao cho bản thân hoặc cảm thấy cần phải đáp ứng kỳ vọng của cấp trên.
Điều này có thể dẫn đến việc họ không dám từ chối bất kỳ công việc nào, ngay cả khi khối lượng công việc đã vượt quá khả năng đáp ứng. Kết quả là, họ luôn sống trong trạng thái căng thẳng, không thể tập trung vào việc phát triển chiến lược và cộng đồng.
Hệ lụy khi nhà quản lý ôm đồm hết việc
Tình trạng ôm đồm công việc không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân mà còn tác động mạnh mẽ đến toàn bộ tổ chức. Dưới đây là những hệ lụy phổ biến mà nhà quản lý có thể gặp phải.
Tác động đến sức khỏe và tâm lý
Khi liên tục chịu áp lực từ việc ôm đồm nhiều việc, sức khỏe tinh thần và thể chất của nhà quản lý sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Họ có thể cảm thấy căng thẳng, mệt mỏi và kiệt sức.
Sự căng thẳng lâu dài không chỉ ảnh hưởng đến năng suất làm việc mà còn có thể dẫn đến các vấn đề sức khỏe nghiêm trọng như mất ngủ, trầm cảm hay các vấn đề tim mạch. Đặc biệt, khi nhà quản lý không duy trì được sức khỏe, họ sẽ không thể đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả cho tổ chức.
Hiệu quả công việc bị giảm sút
Một trong những hệ lụy rõ ràng nhất khi nhà quản lý ôm đồm công việc là hiệu quả công việc giảm sút. Khi một người phải xử lý quá nhiều nhiệm vụ cùng lúc, khả năng tập trung và chất lượng công việc chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng.
Sai sót trong công việc là điều không thể tránh khỏi và điều này tạo ra những hậu quả không mong muốn cho cả đội ngũ. Khi mọi người nhìn thấy nhà quản lý không thể hoàn thành công việc đúng hạn, họ sẽ mất lòng tin và động lực làm việc.
Ảnh hưởng đến sự phát triển đội nhóm
Khi nhà quản lý không giao việc cho các thành viên trong đội nhóm, họ đang vô tình lấy đi cơ hội học hỏi và phát triển của nhân viên. Mọi người sẽ không có cơ hội để thử sức, trau dồi kỹ năng và chứng minh khả năng của mình.
Khi nhân viên cảm thấy thiếu động lực và cơ hội phát triển, hiệu suất làm việc của họ sẽ giảm xuống. Hệ quả là tổ chức sẽ ở lại trong vùng an toàn mà không có sự đổi mới hay sáng tạo nào.
Cách nhận biết và đánh giá tình trạng ôm đồm công việc
Việc nhận biết sớm tình trạng ôm đồm công việc là rất quan trọng để có thể có những giải pháp kịp thời. Dưới đây là những dấu hiệu và công cụ giúp nhà quản lý đánh giá tình trạng này.
Dấu hiệu của một nhà quản lý ôm đồm
Có nhiều biểu hiện cho thấy một nhà quản lý đang ôm đồm nhiều việc. Trong đó, cảm giác quá tải là dấu hiệu đầu tiên và rõ ràng nhất. Họ thường xuyên làm việc ngoài giờ, cảm thấy không còn đủ thời gian cho cuộc sống cá nhân và gia đình.
Ngoài ra, nếu nhà quản lý thường xuyên phàn nàn về khối lượng công việc hoặc cảm thấy mình là người duy nhất có thể hoàn thành nhiệm vụ, đây là dấu hiệu cho thấy họ đang gặp vấn đề trong việc giao việc cho đội ngũ.
Công cụ và phương pháp đánh giá
Để có cái nhìn tổng thể hơn về tình trạng ôm đồm công việc, nhà quản lý có thể sử dụng một số công cụ như Eisenhower Matrix. Công cụ này giúp phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, từ đó dễ dàng xác định công việc nào nên được giao cho người khác.
Ngoài ra, việc ghi nhật ký công việc cũng là một phương pháp hiệu quả. Qua việc ghi chép hàng ngày, nhà quản lý có thể nhận thấy mình đang dành quá nhiều thời gian cho những nhiệm vụ không quan trọng. Phản hồi từ đội nhóm cũng rất quý giá, bởi họ có thể cung cấp cái nhìn khách quan về cách nhà quản lý đang phân bổ công việc.
Giải pháp để nhà quản lý vượt qua tình trạng ôm đồm công việc
Dù tình trạng ôm đồm công việc có thể mang lại nhiều hệ lụy tiêu cực, nhưng vẫn có nhiều giải pháp hiệu quả giúp nhà quản lý vượt qua thử thách này.
Kỹ năng giao việc (Delegation)
Phát triển kỹ năng giao việc là bước đầu tiên giúp nhà quản lý thoát khỏi tình trạng ôm đồm công việc. Họ cần học cách tin tưởng vào khả năng của đội nhóm và giao phó nhiệm vụ phù hợp cho từng thành viên.
Giao việc không chỉ giúp giảm tải cho bản thân mà còn tạo cơ hội cho nhân viên phát triển. Khi họ có thể thực hiện các nhiệm vụ, sự tự tin và kỹ năng chuyên môn của họ sẽ được nâng cao. Điều này không chỉ mang lại lợi ích cho cá nhân mà còn cho toàn bộ tổ chức.
Quy tắc 70% trong giao việc
Một quy tắc quan trọng trong giao việc là “quy tắc 70%”. Theo đó, nếu nhân viên thực hiện công việc đạt khoảng 70% kỳ vọng, nhà quản lý nên yên tâm giao thêm nhiệm vụ cho họ. Điều này giúp nhân viên cảm thấy có trách nhiệm hơn và phát huy tối đa khả năng của mình.
>> Xem thêm: Kỹ Năng Giao Việc Cho Nhân Viên | Nắm Vững 3 Phương Pháp Giao Việc Hiệu Quả
Quản lý thời gian hiệu quả
Để tránh tình trạng ôm đồm công việc, nhà quản lý cần phải biết cách quản lý thời gian một cách hiệu quả. Một phương pháp nổi tiếng là mô hình ABC, giúp họ phân loại công việc theo mức độ quan trọng, từ đó biết được đâu là nhiệm vụ cần ưu tiên hàng đầu.
Ngoài ra, nguyên tắc 80/20 (Pareto Principle) cũng rất hữu ích trong việc xác định các công việc mang lại 80% kết quả từ 20% nỗ lực. Việc tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng sẽ giúp nhà quản lý đạt được hiệu suất cao hơn mà không cần phải ôm đồm quá nhiều việc.
Đào tạo và phát triển đội nhóm
Khi nhân viên mắc lỗi, không nên bỏ qua mà hãy hướng dẫn họ những điều cần cải thiện. Sau khi chỉ dẫn, nhân viên sẽ thực hiện lại dưới sự giám sát và phản hồi của bạn, chú ý đến các bước quan trọng. Khi họ hoàn thành, hãy giao cho họ nhiệm vụ cơ bản và yêu cầu báo cáo tiến độ. Khi nhân viên trở nên thành thạo, tăng dần độ khó trong công việc để nâng cao kỹ năng và kiến thức. Khi họ đã vững vàng, hãy trao quyền cho họ, thể hiện niềm tin nơi cấp dưới.
Nhân viên sẽ cảm thấy quý mến và cống hiến hơn, giúp bạn tập trung vào công việc của mình và phát triển đội ngũ tốt hơn. Để thực hiện điều này, bạn cần nắm rõ các phương pháp huấn luyện nhân viên. Khóa Đào tạo Coaching and Feedback Skills – Kỹ năng Huấn luyện và Phản hồi hiệu quả của Lộc sẽ cung cấp kiến thức cần thiết.
Tự chăm sóc bản thân và duy trì cân bằng
Cuối cùng, việc tự chăm sóc bản thân không thể thiếu trong hành trình vượt qua tình trạng ôm đồm công việc. Nhà quản lý cần lên kế hoạch bảo vệ sức khỏe, duy trì năng lượng và tạo ra sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
Chỉ khi họ cảm thấy khỏe mạnh và thoải mái, nhà quản lý mới có thể đưa ra những quyết định chiến lược cho tổ chức. Tham gia các hoạt động thể thao, thư giãn và dành thời gian cho gia đình là những cách tuyệt vời để phục hồi năng lượng.
Tạm kết
Trong một thế giới đầy cạnh tranh, việc ôm đồm quá nhiều việc có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng cho cả nhà quản lý và tổ chức. Hãy nhớ rằng, chúng ta không cần phải trở thành “siêu nhân” trong công việc mà quên đi vai trò lãnh đạo của mình.
Lời khuyên cuối cùng của Lộc, hãy bắt đầu áp dụng ngay các giải pháp đã được đề cập để thay đổi cách làm việc và tạo dựng một môi trường làm việc hiệu quả hơn.
