NGHỆ THUẬT ĐƯA RA PHẢN HỒI CHO NHÂN VIÊN HIỆU QUẢ

Nghệ thuật đưa ra phản hồi

65% Nhân viên cho rằng họ cần nhiều phản hồi từ cấp trên, đây là một khảo sát đến từ OfficeVibe. Qua con số 65 % cho thấy các nhà quản lý cần tập trung nhiều hơn về tần suất sử dụng phản hồi trong quá trình huấn luyện. Dưới đây là những lý do vì sao các nhà quản lý cần kỹ năng phản hồi trong danh sách những yếu tố để thành công tại vị trí của mình.

Xem thêm: Phối hợp 8 kỹ năng huấn luyện nhân viên chuyên nghiệp

3 Giá trị của việc phản hồi hiệu quả

Thúc đẩy năng lượng

Nhân viên sẽ có thêm nguồn năng lượng nếu nhận được những lời phản hồi tích cực từ cấp trên. Khi nhân viên biết những yếu tố nào mang lại sự lòng cho cấp trên, họ có xu hướng phấn đấu để hiệu quả cao hơn nữa. Phản hồi dù không tích cực nhưng có tính xây dựng cũng có thể thúc đẩy tinh thần của nhân viên. Tùy thuộc vào từng nhân viên, nhà quản lý đưa ra cách phản hồi thích hợp.

Tạo cơ hội để học hỏi
Thúc đẩy năng lượng

Tạo cơ hội để học hỏi

Khi nhận phản hồi của nhà quản lý, đó chính là cơ hội để nhân viên học được những điều mới mà họ chưa biết trước đây. Cung cấp những thông tin phản hồi mang tính xây dựng để nhân viên có thể phát triển bản thân. Ngược lại, bằng cách lắng nghe phản hồi nhân viên, nhà quản lý cũng sẽ phát triển khả năng quản trị và mang lại những lợi ích lâu dài.

Đảm bao không đi trật “đường ray”

Việc phản hồi thường xuyên đóng vai trò then chốt đảm bảo rằng khi thực hiện công việc quản lý – nhân viên có chung một suy nghĩ. Ví dụ như khi thực hiện một dự án/ kế hoạch bằng cách cung cấp nguồn thông tin phản hồi sẽ giúp các thành viên đang thực hiện đúng mục tiêu hay không.

Đồng thời, lắng nghe phản hồi của nhân viên khi họ gặp khó khăn, nhà quản lý sẵn lòng hỗ trợ, từ đó giúp mọi thứ luôn tiến hành đúng phương hướng và góp phần đem lại năng suất cao hơn.

Tips hay: Thể hiện sự đồng cảm  

05 điều nên làm khi phản hồi cho nhân viên

#1 Thông báo trước lịch phản hồi cho Nhân viên

Thông báo trước lịch phản hồi cho Nhân viên
Thông báo trước lịch phản hồi cho Nhân viên

Không Nhân viên nào muốn Sếp mình phản hồi một cách bất ngờ. Sai lầm lớn nhất của nhiều nhà quản lý là đưa ra phản hồi vào thời điểm không phù hợp (không quan tâm lịch trình của Nhân viên). Để hiệu quả, Quản lý cần đưa ra thời gian phản hồi cho từng Nhân viên một cách linh hoạt và thực tế.

Việc này giúp Nhân viên có thời gian chuẩn bị và dễ dàng tiếp nhận những phản hồi hơn. Vì vậy, hãy sắp xếp thời gian gặp từng Nhân viên và đảm bảo họ biết điều đó.

#2 Phản hồi ngay khi sai lầm phát sinh

Quản lý không nên xem các buổi phản hồi là cơ hội để chỉ trích. Hãy xem chúng như cuộc thảo luận về chủ đề nhất định để giúp Nhân viên phát triển năng lực trong tương lai. Theo Carole Robin ở đại học Stanford, Quản lý nên sử dụng từ “bạn” nhiều hơn từ “tôi” để hạn chế xúc phạm, kết tội hoặc đổ lỗi cho Nhân viên. Và đặc biệt, khi Quản lý cần phản hồi điều gì, hãy thực hiện ngay trong thời gian sớm nhất, không nên đợi đến vài tháng sau để tránh sai lầm của Nhân viên trở thành thói quen.

#3 Tập trung hoàn toàn vào giải pháp

Tập trung hoàn toàn vào giải pháp
Tập trung hoàn toàn vào giải pháp

Hãy sử dụng các buổi phản hồi để tìm ra giải pháp hợp lý cho Nhân viên trong tương lai. Đừng bao giờ đưa ra phản hồi về việc tại sao Quản lý “chưa hài lòng” điều gì đó mà không có bất kỳ giải pháp gợi ý nào. Trước khi đưa ra ý kiến, Quản lý cần lắng nghe cách Nhân viên phân tích tình huống cũng như giải pháp khả thi.

Sau đó, hãy thể hiện sự thiện chí bằng cách hỏi Nhân viên có cần tham khảo giải pháp từ Quản lý hay không. Tình huống cụ thể: Nếu tồn tại quá nhiều lỗi chính tả trong tài liệu gửi cho khách hàng, hãy hỏi Nhân viên có cần thêm 1 người “Check” hay không.

#4 Không bao giờ quên việc thừa nhận năng lực của Nhân viên

Hãy thừa nhận và đánh giá cao các thành tích của Nhân viên. Họ sẽ rất hạnh phúc nếu thấy sự nỗ lực, quy trình và thành tựu của bản thân được ghi nhận. Đưa ra phản hồi tích cực như vậy sẽ giúp Nhân viên cải thiện động lực làm việc với hiệu suất ngày càng tăng.

Cuối cùng, hạn chế chỉ phản hồi: “Great Job! (Làm tốt lắm!)”. Hãy giải thích tại sao tốt và điều đó đem lại lợi ích gì cho đội nhóm, tổ chức. Nếu làm được điều này, tiềm năng phát triển của nhân viên về sau sẽ rất lớn.

#5 Lên kế hoạch giúp nhân viên thay đổi và tiếp tục cung cấp phản hồi

Lên kế hoạch giúp nhân viên thay đổi và tiếp tục cung cấp phản hồi
Lên kế hoạch giúp nhân viên thay đổi và tiếp tục cung cấp phản hồi

Nếu chỉ phản hồi và xem xét vấn đề thì hiệu quả chưa cao, bởi sai sót vẫn có thể xảy ra. Do đó, nhà quản lý cần hỗ trợ nhân viên lên kế hoạch hành động với các bước cụ thể cần thực hiện, tạo danh sách các mục tiêu có thể đo lường trong ngắn và dài hạn. Điều này sẽ giúp cấp dưới có khả năng cống hiến tốt hơn cho tập thể và tăng năng suất làm việc.

Trong quá trình đó, hãy theo dõi thường xuyên và tiếp tục đưa ra phản hồi để đảm bảo nhân viên luôn đi đúng hướng. Luôn cần có thời gian và sự hướng dẫn thích hợp để họ có thể khắc phục các nhược điểm. Vì vậy, hãy kiên trì và hỗ trợ, sự thay đổi sẽ đến.

Tuyệt đối ghi nhớ 3 lưu ý này khi phản hồi

Cân bằng giữa phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực

Không ít nhà quản lý nhầm lẫn giữa phản hồi tích cực – tiêu cực. Sự nhầm lẫn này có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa quản lý – nhân viên. Thường xuyên tổ chức các buổi trò chuyện, cân bằng giữa phản hồi tích cực – tiêu cực để động viên tinh thần cho các thành viên. Việc này giúp phản hồi trở thành một phần tích cực cho sự phát triển chung của cả nhóm.

Cân bằng giữa phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực
Cân bằng giữa phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực

Mục tiêu khi đưa ra phản hồi là giúp nhân viên cải thiện hiệu quả làm việc. Hãy nhớ rằng phản hồi phát huy tác dụng khi nhân viên nhận ra công việc của họ đang có vấn đề và cách để cải thiện chúng. Bên cạnh đó, khi phản hồi nhà quản lý cũng nên có sự nhất quán và công bằng giữa những thành viên trong nhóm.

Áp dụng tư duy của một nhà lãnh đạo 

Nếu là một nhà quản lý lâu năm, bạn nên tận dụng kinh nghiệm mình để chia sẻ và truyền tài quan điểm. Bằng cách nói về những thất bại và thách thức của chính bạn cũng như của các nhà lãnh đạo thành công khác. Điều này giúp nhân viên cảm thấy an tâm hơn và họ sẽ cố gắng để học hỏi từ bạn.

Tuy là một chiến thuật tốt để nhân viên cảm thấy thoải mái, nhưng đừng để cuộc trò chuyện chỉ đến từ một phía mà hãy tác động để có sự tương tác hai chiều giữa bạn và nhân viên.

Chính sách phản hồi ẩn danh

Nếu gặp khó khăn trong việc trực tiếp phản hồi với nhân viên, nhà quản lý có thể thử nghiệm cung cấp cho họ tùy chọn gửi tương tác ẩn danh.

Chính sách phản hồi ẩn danh
Chính sách phản hồi ẩn danh

Chúng ta có thể làm điều này theo cách truyền thống là sử dụng Hòm thư góp ý và đọc những nội dung trong đó hằng tuần/ tháng. Hoặc có thể tận dụng công nghệ để nhân viên có thể phản hồi ẩn danh ngay lập tức qua điện thoại hoặc máy tính của họ. Chẳng hạn sử dụng Google Forms, tin nhắn sẽ được gửi đến ngay lập tức và danh tính người phản hồi tuyệt đối được giữ bí mật.

Đưa ra phản hồi cho nhân viên đóng một vai trò quan trọng khi quản lý. Với những mẹo và lưu ý được chia sẻ ở trên, hy vọng các nhà quản lý sẽ đưa ra những chiến lược đúng đắn để giúp nhân viên được phát triển hơn.

Đọc thêm nhiều bài viết hay khác:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *