Kỹ năng huấn luyện và kèm cặp nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển nguồn nhân lực của tổ chức. Khi áp dụng đúng cách, những kỹ năng này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn tạo nên môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và thúc đẩy sự phát triển cá nhân cho từng nhân viên.
Bài viết dành cho bạn:
- 7 Bước Chuẩn Quy Trình Huấn Luyện Nhân Viên | Tầm Quan Trọng Và Phương Pháp
- PHƯƠNG PHÁP PRODA – BÍ QUYẾT HUẤN LUYỆN NHÂN VIÊN HIỆU QUẢ
Mở đầu bài viết, chúng ta cần hiểu rõ về kỹ năng huấn luyện và kèm cặp nhân viên. Huấn luyện và kèm cặp là hai quá trình quan trọng trong việc phát triển kỹ năng và tiềm năng của nhân viên. Điều này không chỉ mang lại lợi ích cho cá nhân mà còn cho toàn bộ tổ chức.
Kỹ năng Huấn luyện và Kèm cặp nhân viên là gì?
Huấn luyện và kèm cặp nhân viên là hai khái niệm quan trọng trong quản lý nguồn nhân lực, giúp nâng cao kỹ năng và hiệu suất làm việc.
– Huấn luyện nhân viên: Là quá trình đào tạo hệ thống nhằm trang bị kiến thức, kỹ năng và thái độ cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả. Huấn luyện có thể thông qua các khóa học, workshop hoặc hội thảo.
Một số nguyên tắc quan trọng trong huấn luyện bao gồm:
- Trao quyền: Nhân viên cần cảm thấy có quyền quyết định và tự tin trong công việc của mình.
- Lắng nghe tích cực: Cần chú ý đến những gì nhân viên nói, từ đó cung cấp phản hồi chính xác và hữu ích.
– Kèm cặp nhân viên: Là quá trình hướng dẫn cá nhân hóa từ người có kinh nghiệm (quản lý hoặc đồng nghiệp) cho nhân viên mới hoặc những người cần cải thiện kỹ năng. Kèm cặp tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ và động viên tinh thần cho nhân viên.
Khác với các mục tiêu ngắn hạn trong quản lý, kèm cặp nhân viên thường liên quan đến việc tạo dựng một chiến lược phát triển bền vững cho tương lai.
Lợi ích Huấn luyện và Kèm cặp nhân viên
Đối với nhân viên
Khi được tham gia các chương trình huấn luyện và kèm cặp, nhân viên sẽ có cơ hội phát triển kỹ năng của mình một cách bài bản. Họ cảm thấy hài lòng hơn với công việc và có động lực hơn trong việc phấn đấu đạt được những kết quả tốt nhất.
Đối với tổ chức
Bên cạnh lợi ích cho các cá nhân, tổ chức cũng nhận được nhiều giá trị từ việc triển khai các chương trình huấn luyện và kèm cặp. Năng suất lao động được nâng cao, nhân tài dễ dàng được giữ chân hơn, đồng thời cũng tạo ra một nền văn hóa làm việc tích cực.
Phát triển kỹ năng huấn luyện và kèm cặp cốt lõi
8 kỹ năng cần thiết của một Nhà quản lý
Để trở thành một huấn luyện viên hiệu quả, bạn cần phải phát triển các kỹ năng như:
1/ Lắng nghe – Listening
Tại sao cần Lắng nghe?
Việc lắng nghe trong huấn luyện giúp Quản lý duy trì sự tập trung để hiểu được trọn vẹn thông tin mà Nhân viên muốn truyền tải. Một khi lắng nghe hiệu quả, Quản lý sẽ có nhiều thông tin khách quan. Theo đó, Quản lý không bị chi phối bởi cảm xúc của bản thân khi đưa ra phản hồi.
Quy trình 04 bước Lắng nghe LACE
Quản lý lắng nghe theo quy trình 04 bước trong buổi huấn luyện: Listen – Lắng nghe Nhân viên nói gì; Acknowledge – Biểu lộ là đã nhận được thông tin; Check – Kiểm tra liệu mình có hiểu đúng ý; Enquire – Hỏi thêm thông tin.
Trong khi lắng nghe, Quản lý cần duy trì kết nối bằng mắt (50-70% thời gian giao tiếp). Duy trì nụ cười chân thành cũng rất quan trọng để đôi bên thoải mái với nhau.
2/ Đặt câu hỏi – Questioning
Tại sao cần Đặt câu hỏi?
Đặt câu hỏi giúp Quản lý xác nhận thông tin, kiểm tra mức độ hiểu biết, kỹ năng của Nhân viên. Ngoài ra, việc đặt câu hỏi giúp Quản lý khai thác thông tin có chiều sâu.
Quy trình 03 bước Đặt câu hỏi
Quản lý thực hiện 03 bước sau để đặt câu hỏi huấn luyện nhân viên: Hỏi rõ ràng và chính xác; Dừng lại cho người nghe có thời gian suy nghĩ; Hỏi lại cách khác nếu người nghe không trả lời được.
Thay vì đặt câu hỏi “Tại sao…?” thì Quản lý cần tập trung vào “Điều gì…?” để Nhân viên không có tâm lý đề phòng. Hạn chế các câu như: “Tại sao em lại chọn khách hàng này?”. Thay vào đó: “Điều gì khiến em lựa chọn khách hàng này?”.
3/ Xây dựng mối quan hệ – Building Rapport
Tại sao cần Xây dựng mối quan hệ?
Việc xây dựng mối quan hệ tốt với Nhân viên giúp tạo ra sự kết nối tích cực và tìm kiếm điểm tương đồng cùng đối phương. Khi mối quan hệ đã tốt, dù cả 2 có bất kỳ sai lầm nào cũng sẽ dễ dàng tha thứ hơn.
Quy trình 04 bước Xây dựng mối quan hệ
Việc xây dựng mối quan hệ không nhất thiết là chỉ diễn ra trong buổi huấn luyện. Quản lý hãy xây dựng mối quan hệ trong các tình huống giao tiếp hàng ngày.
Trong bất kỳ cuộc giao tiếp nào, hãy thực hiện 04 bước sau: Dành 5 phút đầu tiên để “xã giao” về thời tiết, quần áo…; Lắng nghe chủ động; Đồng bộ với cử chỉ, phong cách, tông giọng của đối phương; Thể hiện sự chân thành, tôn trọng Nhân viên xuyên suốt các cuộc giao tiếp.
Hãy luôn dùng tên của Nhân viên để xưng hô nhằm thể hiện sự tôn trọng. Quản lý cũng cần là người chủ động mở lời trong các cuộc giao tiếp để xây dựng mối quan hệ dài hạn.
Sau cùng và cũng quan trọng nhất, hãy thực sự chân thành!
4/ Dẫn dắt vào buổi trao đổi – Staying Focused
Tại sao cần Dẫn dắt vào buổi trao đổi?
Việc dẫn dắt vào buổi trao đổi giúp Quản lý kiểm soát được những thông tin cả 2 sẽ thảo luận trong đợt huấn luyện. Nhân viên cũng sẽ đưa ra ý tưởng chất lượng nhất thông qua những câu hỏi dẫn dắt chuyên nghiệp của Quản lý.
Quy trình 05 bước Dẫn dắt vào buổi trao đổi
Quản lý thực hiện tuần tự 05 bước sau: Đưa ra câu hỏi mở; Dừng lại lắng nghe; Hỏi lại cách khác nếu Nhân viên chưa trả lời được; Tóm tắt lại câu trả lời của Nhân viên; Đưa ra câu hỏi đóng.
Ví dụ 05 bước như sau: “Điều gì tạo nên hình ảnh người bán hàng chuyên nghiệp?”; Chăm chú lắng nghe (thực sự im lặng và tập trung); Nếu Nhân viên chưa trả lời được thì đổi cách hỏi: “Em hãy quan sát một người bán hàng chuyên nghiệp nhất của công ty mình. Điều gì khiến họ thành công?”; “Tóm lại, người bán hàng thành công có XYZ…”; “Em có cam kết cải thiện các yếu tố này để trở thành người bán hàng chuyên nghiệp hay không?”.
5/ Thể hiện sự đồng cảm – Empathising
Tại sao cần Thể hiện sự đồng cảm?
Quản lý thể hiện sự đồng cảm tốt sẽ gia tăng niềm tin và cảm xúc của Nhân viên. Khi đã thoải mái với Quản lý, Nhân viên sẽ dễ dàng đưa ra các ý kiến sáng tạo rất đột phá. Họ hiểu rằng Quản lý đang ở bên, lắng nghe và hỗ trợ họ.
Quy trình 05 bước Thể hiện sự đồng cảm
Quản lý thực hành kỹ năng huấn luyện nhân viên – Thể hiện sự đồng cảm qua 05 bước sau: Đặt bản thân vào vị trí của Nhân viên; Cố gắng tìm kiếm những cảm xúc mà Nhân viên đang trải qua; Xác định các trải nghiệm trong quá khứ dẫn đến những cảm xúc đó; Lựa chọn trải nghiệm khó khăn/vui vẻ nhất mà Nhân viên đã trải qua để thể hiện sự đồng cảm; Biểu đạt ra cử chỉ cơ thể, nét mặt, ngôn từ phù hợp để thể hiện sự đồng cảm.
Thể hiện sự đồng cảm là kỹ năng huấn luyện nhân viên cần phát triển trong dài hạn. Và nếu là kỹ năng huấn luyện nhân viên thì cần phải luyện tập. Hãy thực hành liên tục 05 bước trên, trong dài hạn Quản lý sẽ thấy sự khác biệt rất lớn. Ngoài ra,
hãy thường xuyên sử dụng câu: “Tôi hiểu cảm xúc của em lúc này!” (tùy chỉnh trong thực tế).
6/ Tóm lược và khuyến khích suy ngẫm – Sumarising & Reflecting
Tại sao cần Tóm lược và khuyến khích suy ngẫm?
Nếu Quản lý chỉ tập trung vào việc đặt câu hỏi thì sẽ rất khó để Nhân viên tạo ra các ý tưởng đột phá. Việc tóm lược và khuyến khích suy ngẫm sẽ giúp Nhân viên có thêm thời gian để đưa ra những ý tưởng chất lượng nhất.
Quy trình 03 bước Tóm lược và khuyến khích suy ngẫm
Quản lý hãy thực hiện tuần tự 03 bước sau: Ghi chú ra giấy những thông tin mà Nhân viên cung cấp; Xác nhận lại cho Nhân viên danh sách các ý kiến đó; Đặt câu hỏi: “Còn gì nữa không?”; Im lặng và lắng nghe.
Bài viết hay nên đọc: Đào tạo giảng viên truyền cảm hứng.
Bạn cần đặc biệt chú ý đến cấu trúc: “Còn gì nữa không?”. Đây là cấu trúc “thần kỳ” sẽ giúp Nhân viên đưa ra hàng loạt ý tưởng đột phá khiến bạn phải bất ngờ.
7/ Khai phá tiềm năng chưa bộc lộ – Unlocking Limiting Beliefs
Tại sao cần Khai phá tiềm năng chưa bộc lộ?
Việc khai phá tiềm năng chưa bộc lộ giúp Nhân viên loại bỏ các tư duy tiêu cực như: “Em không có đủ kinh nghiệm/bằng cấp!”; “Người khác có lẽ sẽ làm việc này tốt hơn em!”; “Em quá già/trẻ!”; “Em không đủ tiền!”; “Em không đủ thời gian!”; “Em không đủ động lực!”.
Quy trình 05 bước Khai phá tiềm năng chưa bộc lộ
Quản lý thực hiện các bước sau: Tìm hiểu mục tiêu hiện tại của Nhân viên; Thảo luận với Nhân viên về việc liệu mục tiêu có đủ lớn?; Thể hiện sự “khinh thường” mục tiêu quá nhỏ; Gợi ý mục tiêu mới lớn hơn; Trao đổi thêm về mục tiêu lớn để truyền động lực giúp Nhân viên hành động.
Quản lý thể hiện sự “khinh thường” mục tiêu quá nhỏ của Nhân viên không phải là đơn giản. Bạn cần “lôi kéo” Nhân viên cũng phải có cảm xúc “khinh thường” tương tự thì họ mới đủ động lực khai phá tiềm năng chưa bộc lộ. Áp đặt mục tiêu thường không đem lại kết quả tốt đẹp trong dài hạn.
8/ Đưa ra phản hồi – Giving supportive feedback
Tại sao cần Đưa ra phản hồi?
Buổi huấn luyện thường đều hướng đến câu trả lời của Nhân viên. Nhưng liệu các câu trả lời đó có đáp ứng hoàn toàn nguyện vọng của Quản lý? Đây là lý do cho sự ra đời của Phản hồi.
Quy trình 03 bước AID Đưa ra phản hồi
Quản lý thực hiện phản hồi qua 03 bước AID như sau: Action – “Việc này…”; Impact – “Ảnh hưởng đến…”; Desired – “Tôi mong muốn em sẽ…”.
Quy trình 03 bước AID chỉ đúng với những tình huống Quản lý cần điều chỉnh các ý tưởng thực sự không phù hợp. Vì vậy, nếu muốn khen ý tưởng nào đó, Quản lý đơn giản chỉ cần nói: “Ý tưởng rất hay! Em sẽ làm những gì để biến ý tưởng đó thành hiện thực?”.
Các khung huấn luyện phổ biến
Trong quá trình huấn luyện, các mô hình như GROW, SMART và EDAC thường được áp dụng:
- Mô hình GROW: GROW là viết tắt của Goal (Mục tiêu), Reality (Thực tế), Options (Lựa chọn) và Will (Ý chí). Mô hình này giúp người huấn luyện xác định mục tiêu, phân tích thực trạng hiện tại, tìm kiếm các phương án khả thi và cam kết hành động.
- Mô hình SMART: SMART là một cách để xác định và đặt mục tiêu cụ thể. Mô hình này đòi hỏi mục tiêu phải là Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Có thể đạt được), Relevant (Liên quan) và Time-bound (Có thời hạn). Nhờ đó, nhân viên sẽ có định hướng rõ ràng trong quá trình phát triển bản thân.
- Mô hình EDAC: Mô hình EDAC bao gồm các bước Giải thích (Explain), Làm mẫu (Demonstrate), Áp dụng (Apply) và Đúc kết (Consolidate). Mô hình này tập trung vào việc giải thích lý thuyết, làm mẫu để học viên thấy được thực tế, áp dụng kiến thức vào công việc và củng cố lại các kỹ năng đã học để đạt hiệu quả lâu dài.
Quá trình lựa chọn khung huấn luyện nên dựa trên đặc điểm cụ thể của từng đội nhóm. Cần phải xem xét các yếu tố như văn hóa doanh nghiệp, mục tiêu dài hạn và khả năng tiếp thu của nhân viên.
Thiết kế và triển khai chương trình huấn luyện
Đánh giá nhu cầu
Trước khi triển khai bất kỳ chương trình huấn luyện nào, việc đánh giá nhu cầu là rất quan trọng. Điều này có thể được thực hiện thông qua khảo sát, phỏng vấn hoặc các buổi họp để thu thập ý kiến từ nhân viên.
Các công cụ để đánh giá năng lực và lỗ hổng của nhóm
Sử dụng các công cụ như bảng đánh giá kỹ năng, phản hồi từ đồng nghiệp hay đánh giá hiệu suất sẽ giúp bạn nhận diện rõ ràng các khả năng cần cải thiện trong nhóm.
Đặt mục tiêu huấn luyện theo mô hình 70-20-10
Mô hình 70-20-10 khuyên rằng, 70% học hỏi nên được thực hiện qua trải nghiệm thực tế, 20% qua sự tương tác với đồng nghiệp và 10% từ các chương trình đào tạo chính thức. Việc áp dụng mô hình này sẽ giúp nhân viên phát triển toàn diện hơn.
>>> Giới thiệu Khóa học kỹ năng kèm cặp, huấn luyện nhân viên của trainer Phan Hữu Lộc là một trong những cơ hội tuyệt vời để bạn trang bị cho mình những kiến thức và kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực này.
Thực hiện Kế hoạch Huấn luyện
Cấu trúc các buổi một đối một
Khi tiến hành các buổi huấn luyện một đối một, cần có cấu trúc rõ ràng để tối ưu hóa thời gian và đảm bảo hiệu quả. Bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu, sau đó chuyển sang thảo luận và cuối cùng là lập kế hoạch hành động.
Ví dụ về diễn vai và kỹ thuật phản hồi
Diễn vai là một kỹ thuật hữu hiệu trong huấn luyện, giúp nhân viên trải nghiệm các tình huống thực tế. Phương pháp Hamburger, với cấu trúc “phản hồi tích cực – phản hồi xây dựng – kết thúc tích cực”, là một ví dụ điển hình để đưa ra phản hồi một cách hiệu quả.
Vượt qua thách thức
Trong quá trình huấn luyện, bạn có thể gặp phải sự chống đối từ nhân viên. Điều này cần được xử lý một cách khéo léo bằng cách lắng nghe và tìm ra giải pháp hợp lý, đồng thời đảm bảo trách nhiệm và cam kết từ phía nhân viên.
Đo lường thành công của chương trình huấn luyện
Cơ chế phản hồi
Phản hồi là một phần không thể thiếu trong bất kỳ chương trình huấn luyện nào. Việc sử dụng các khảo sát để thu thập ý kiến từ nhân viên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu quả của chương trình.
Khảo sát và đánh giá hiệu suất
Nhằm đo lường sự tiến bộ, hãy thường xuyên thực hiện khảo sát đánh giá hiệu suất. Các chỉ số như tỷ lệ giữ chân nhân viên và hiệu suất công việc là những dấu hiệu rõ rệt cho thấy sự thành công hay thất bại của chương trình.
Đánh giá của đồng nghiệp
Không chỉ nhân viên mới cần được đánh giá, mà cả những người quản lý cũng cần nhận được phản hồi từ đồng nghiệp. Điều này giúp tăng cường sự minh bạch và tạo nên môi trường làm việc tích cực.
Các số liệu chính
Việc theo dõi các chỉ số KPI cụ thể như năng suất và chất lượng công việc sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về sự ảnh hưởng của chương trình huấn luyện lên tổ chức.
Cải tiến liên tục
Kết hợp phản hồi vào các chiến lược huấn luyện
Mọi chương trình huấn luyện đều cần được cải tiến liên tục. Việc thu thập và phân tích phản hồi là rất quan trọng để điều chỉnh nội dung và phương pháp giảng dạy cho phù hợp hơn với nhu cầu của nhân viên.
Khuyến khích văn hóa huấn luyện trong các đội nhóm
Tạo ra một văn hóa huấn luyện trong công ty sẽ giúp mọi người cảm thấy thoải mái khi học hỏi và phát triển. Khuyến khích các đội nhóm chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm lẫn nhau sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo.
Kết luận
Tóm lại, kỹ năng huấn luyện và kèm cặp nhân viên không chỉ đơn thuần là một yêu cầu công việc mà còn là một nghệ thuật. Việc phát triển những kỹ năng này không chỉ mang lại lợi ích cho cá nhân mà còn góp phần nâng cao giá trị của tổ chức. Với những chiến lược và kỹ thuật phù hợp, mọi nhà lãnh đạo đều có thể trở thành người huấn luyện viên xuất sắc, đem lại thành công cho cả nhân viên và tổ chức.
