Kỹ năng giao việc là một trong những yếu tố quan trọng giúp các nhà quản lý điều phối công việc hiệu quả, nâng cao năng suất làm việc của đội nhóm cũng như doanh nghiệp. Việc nắm vững kỹ năng giao việc không chỉ giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực và gắn kết giữa các thành viên trong nhóm.
Trong hai ngày 03 – 04/10/2024 vừa qua, tôi – Phan Hữu Lộc đã có cơ hội đồng hành cùng các chị quản lý của Petrosetco trong khóa đào tạo “Kỹ năng giao việc và quản lý nhân viên hiệu quả”. Cùng tôi điểm qua một số nội dung nổi bật của khóa học này nhé!
Kỹ Năng Giao Việc Là Gì?
Kỹ năng giao việc là khả năng của nhà quản lý phân chia nhiệm vụ cho đội nhóm. Nó không chỉ định công việc mà còn truyền đạt mục tiêu, yêu cầu và thời hạn. Nhà quản lý giỏi sẽ biết cách lựa chọn phương pháp để đảm bảo công việc hoàn thành đúng hạn với chất lượng cao.
Giao việc có ảnh hưởng lớn tới tâm lý và động lực làm việc. Người có kỹ năng giao việc tốt giúp thành viên phát huy tối đa khả năng, nâng cao hiệu suất chung. Giao việc sai cách có thể dẫn đến nhầm lẫn và giảm động lực làm việc của đội ngũ.
Vai Trò Của Kỹ Năng Giao Việc Trong Quản Lý
Kỹ năng giao việc đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý. Đầu tiên, nó giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, đồng thời cho phép các nhà quản lý tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược và phát triển khác. Việc phân chia công việc một cách rõ ràng giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của cả đội nhóm.
Ngoài ra, kỹ năng giao việc cho nhân viên tốt cũng là nền tảng cho việc xây dựng đội ngũ mạnh mẽ. Khi mỗi người đều biết rõ nhiệm vụ của mình, họ sẽ cảm thấy tự tin hơn và có động lực làm việc tốt hơn. Điều này không chỉ mang lại lợi ích cho cá nhân mà còn cho toàn bộ tổ chức, giúp cải thiện văn hóa làm việc và tăng cường sự gắn kết.
Xem thêm các bài viết chuyên ngành:
- TOP 04 Mô Hình Gắn Kết Nhân Viên Tạo Nên Môi Trường Làm Việc Lành Mạnh
- TOP 8 Cách giúp quản lý xây dựng môi trường làm việc tích cực, hạnh phúc
- Khám Phá 11 Phương Pháp Tạo Động Lực Cho Nhân Viên Nên Áp Dụng
Các Nguyên Tắc Giao Việc Hiệu Quả
Để có thể giao việc một cách hiệu quả, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản. Những nguyên tắc này không chỉ giúp việc giao việc trở nên suôn sẻ mà còn đảm bảo rằng kết quả cuối cùng đáp ứng được mong đợi.
Hiểu Rõ Công Việc Cần Giao
Đầu tiên, nhà quản lý cần hiểu rõ công việc để giao. Phân tích mục tiêu và yêu cầu sẽ giúp chọn người phù hợp. Việc này tạo cái nhìn tổng quát về khối lượng công việc.
Sau khi rõ ràng về công việc, cần truyền đạt thông tin cho nhân viên một cách cụ thể. Nhân viên chỉ có thể làm tốt nếu họ hiểu rõ yêu cầu và kỳ vọng.
Lựa Chọn Người Phù Hợp
Sau khi hiểu rõ công việc, bước tiếp theo là chọn người thực hiện. Cần dựa vào năng lực, kinh nghiệm và sở trường của nhân viên. Nhà quản lý cần xem xét từng thành viên để phân công phù hợp.
Bên cạnh năng lực chuyên môn, nhà quản lý cũng nên chú ý đến tính cách và phong cách làm việc. Một số người thích áp lực, trong khi những người khác cần không gian riêng để sáng tạo. Hiểu biết này giúp giao việc hiệu quả và tạo môi trường thoải mái cho mọi người.
Giao Việc Cụ Thể Và Rõ Ràng
Sự rõ ràng là yếu tố then chốt khi giao việc. Nhà quản lý cần diễn đạt yêu cầu một cách cụ thể và dễ hiểu, giúp nhân viên nắm bắt công việc và mục tiêu cần đạt.
Nên sử dụng ví dụ thực tế hoặc mô hình mẫu để minh họa. Điều này giúp nhân viên dễ hình dung công việc hơn. Cung cấp đầy đủ thông tin về thời hạn và tiêu chí đánh giá cũng rất quan trọng để mọi người hiểu rõ trách nhiệm của mình.
Theo Dõi Và Phản Hồi
Sau khi giao việc, cần theo dõi và phản hồi thường xuyên. Nhà quản lý không chỉ giao việc rồi để nhân viên tự làm mà phải kiểm tra và hỗ trợ khi cần. Điều này giúp công việc đi đúng hướng và cho phép nhà quản lý cung cấp phản hồi kịp thời để nhân viên điều chỉnh.
Phản hồi rất quan trọng trong quá trình giao việc. Quản lý cần đưa ra phản hồi cụ thể, giúp nhân viên nhận biết điểm mạnh và cần cải thiện. Qua đó, nhân viên sẽ cảm nhận được sự quan tâm từ quản lý, khuyến khích họ nỗ lực hơn.
Các Phương Pháp Giao Việc Hiệu Quả
Có rất nhiều phương pháp mà các nhà quản lý có thể áp dụng để giao việc hiệu quả. Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm riêng và tùy thuộc vào tình huống cụ thể, nhà quản lý có thể lựa chọn phương pháp phù hợp nhất.
Phương pháp theo dõi tiến độ công việc – LION
Mô hình LION, một phương pháp đơn giản và hiệu quả để theo dõi tiến độ công việc trong các cuộc họp định kỳ. Phương pháp này sẽ giúp các anh chị theo dõi sát sao công việc và khuyến khích nhân viên tự tìm kiếm giải pháp để khắc phục các vấn đề, từ đó tăng cường sự chủ động của họ trong công việc .
Mô hình LION bao gồm:
- Last time: Xem xét tiến độ công việc và kết quả hoàn thành lần trước. Việc nhắc lại những công việc đã làm sẽ giúp nhân viên đánh giá lại quá trình làm việc và đảm bảo tính minh bạch.
- Issue: Nhân viên xác định các vấn đề, khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện công việc. Đồng thời, đưa ra những nguyên nhân cốt lõi của các vấn đề để hiểu rõ những điểm cần cải thiện.
- Options: Sau khi vấn đề đã được xác định, đề xuất những giải pháp khắc phục.
- Next step: Lên kế hoạch cụ thể cho các hành động và phân công nhiệm vụ tiếp theo.
Kỹ năng lắng nghe chủ động – LACE
Để theo dõi tiến độ công việc hiệu quả nhất, người quản lý phải biết lắng nghe nhân viên. Từ đó, bạn có thể kịp thời giải quyết những khó khăn mà nhân viên đang gặp phải và xây dựng một môi trường làm việc tích cực. Tôi sẽ giới thiệu đến anh chị một mô hình nổi bật là LACE.
- Listen (Lắng nghe): Tập trung hoàn toàn vào nội dung nhân viên nói mà không bị phân tâm bởi các yếu tố xung quanh.
- Acknowledge (Đồng cảm): Sử dụng cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể để thể hiện rằng bạn đang lắng nghe như gật đầu hoặc giữ giao tiếp bằng mắt.
- Confirm (Xác nhận): Hãy nhắc lại một phần thông tin mà nhân viên vừa đề cập để chắc chắn rằng bạn nghe đúng và hiểu đúng thông tin từ họ.
- Enquire (Hỏi thêm): Đặt các câu hỏi mở để khuyến khích người nói chia sẻ thêm thông tin. Bạn có thể tham khảo thêm tại kỹ năng đặt câu hỏi trong huấn luyện.
Kỹ thuật phản hồi hiệu quả – SANDWICH
Sau khi lắng nghe và hiểu được những mong muốn của nhân viên, bước tiếp theo là phản hồi để họ có thể hoàn thiện và phát triển bản thân. Dưới đây là mô hình phản hồi SANDWICH mà tôi muốn chia sẻ đến các anh chị, giúp duy trì tinh thần tích cực cho nhân viên. Nguyên tắc phản hồi Sandwich gồm 3 phần tương ứng với các lớp bánh:
- Ghi nhận (Lớp trên): Khen ngợi những điểm mạnh, những điều mà nhân viên đang làm tốt. Việc ghi nhận đúng lúc giúp nhân viên cảm thấy được đánh giá cao, thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên.
- Góp ý (Nhân bánh): Khéo léo nhắc nhở những việc nhân viên chưa làm tốt. Góp ý nhẹ nhàng sẽ khuyến khích nhân viên sẵn sàng ghi nhận những phản hồi và nỗ lực cải thiện hơn để giải quyết các vấn đề họ chưa làm tốt.
- Đề xuất cải thiện (Lớp dưới): Sau khi đã trình bày những điểm chưa làm tốt của nhân viên và họ ghi nhận, hãy gợi ý những hướng giải quyết cho họ. Điều này sẽ giúp nhân viên biết chính xác mình cần làm gì để hoàn thành công việc tốt hơn.
Các Lỗi Thường Gặp Khi Giao Việc Và Cách Khắc Phục
Trong quá trình giao việc, không ít nhà quản lý mắc phải những lỗi phổ biến, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và tâm lý của nhân viên. Việc nhận diện và khắc phục những lỗi này là rất quan trọng để đảm bảo rằng việc giao việc diễn ra một cách hiệu quả nhất.
Giao Việc Không Rõ Ràng
Một trong những lỗi thường gặp nhất trong giao việc chính là sự không rõ ràng. Khi nhà quản lý không truyền đạt rõ ràng các yêu cầu và mục tiêu, nhân viên sẽ dễ dàng cảm thấy lúng túng và không biết mình cần phải làm gì. Điều này dẫn đến việc công việc không được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả.
Để khắc phục lỗi này, nhà quản lý cần dành thời gian để chuẩn bị kỹ lưỡng nội dung giao việc. Việc sử dụng các tài liệu hướng dẫn, sơ đồ hoặc biểu đồ có thể giúp làm rõ yêu cầu và kỳ vọng của mình. Hơn nữa, việc khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi cũng rất quan trọng để đảm bảo rằng họ hoàn toàn hiểu rõ công việc cần thực hiện.
Giao Quá Nhiều Hoặc Quá Ít
Một lỗi khác thường gặp là giao quá nhiều hoặc quá ít công việc cho nhân viên. Khi giao quá nhiều công việc, nhân viên có thể bị quá tải và không thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Ngược lại, nếu giao quá ít công việc, nhân viên sẽ cảm thấy không có đủ thử thách và không phát triển được kỹ năng.
Để cân bằng khối lượng công việc, nhà quản lý cần thường xuyên đánh giá khối lượng công việc của từng nhân viên. Việc tham khảo ý kiến của nhân viên về khối lượng công việc sẽ giúp nhà quản lý điều chỉnh các nhiệm vụ sao cho phù hợp nhất với năng lực và thời gian của họ.
Không Theo Dõi Tiến Độ Công Việc
Việc không theo dõi tiến độ công việc cũng là một sai lầm lớn mà các nhà quản lý thường mắc phải. Khi không có sự giám sát, nhân viên có thể dễ dàng mất hướng đi và không hoàn thành công việc đúng hạn. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến kết quả công việc mà còn làm giảm tinh thần làm việc của cả đội nhóm.
Để khắc phục vấn đề này, nhà quản lý cần thiết lập các mốc thời gian rõ ràng và thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc. Việc sử dụng các công cụ theo dõi tiến độ như phần mềm quản lý dự án sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan hơn và hỗ trợ nhân viên kịp thời khi cần thiết.
Các Công Cụ Hỗ Trợ Giao Việc Hiệu Quả
Việc sử dụng các công cụ hỗ trợ giao việc là một trong những cách hiệu quả nhất để nâng cao kỹ năng giao việc. Các công cụ này giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ, giao nhiệm vụ một cách dễ dàng và tăng cường khả năng giao tiếp trong đội nhóm.
Phần Mềm Quản Lý Dự Án
Các phần mềm như Trello, Asana và Monday.com là công cụ hữu ích để giao việc. Chúng cho phép quản lý tạo bảng công việc, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ dễ dàng. Điều này giúp các thành viên trong nhóm cập nhật tình hình công việc của nhau và tương tác hiệu quả hơn.
Các Công Cụ Theo Dõi Tiến Độ
Các công cụ như Microsoft Teams và Slack rất hiệu quả trong việc theo dõi tiến độ công việc ngoài phần mềm quản lý dự án. Chúng cho phép tạo kênh trò chuyện, chia sẻ tài liệu và cập nhật thông tin nhanh chóng.
Làm Thế Nào Để Rèn Luyện Kỹ Năng Giao Việc
Rèn luyện kỹ năng giao việc là một quá trình không ngừng nghỉ. Để trở thành một nhà quản lý giỏi trong việc giao việc, cần có một kế hoạch rõ ràng và kiên trì thực hiện.
Học Hỏi Từ Kinh Nghiệm
Để rèn luyện kỹ năng giao việc, nhà quản lý cần học hỏi từ các kinh nghiệm trước. Họ nên xem xét lại những lần giao việc, nhận diện điểm mạnh, yếu để cải thiện. Điều này giúp tránh lặp lại sai sót và xây dựng chiến lược tốt hơn cho tương lai.
Tham Gia Các Khóa Học Kỹ Năng
Tham gia khóa học kỹ năng là phương pháp tuyệt vời để cải thiện khả năng giao việc cho nhân viên. Những khóa học như khoá “Nhà Quản lý bền vững – UMM” của tôi sẽ cung cấp kiến thức và kỹ thuật cần thiết để giao việc hiệu quả và còn hơn thế nữa.
Thực Hành Liên Tục
Thực hành liên tục rất quan trọng để nâng cao kỹ năng giao việc. Các nhà quản lý nên áp dụng kiến thức vào công việc hàng ngày để nhận diện và điều chỉnh cách giao nhiệm vụ cho hợp lý.
Sự trải nghiệm thực tế giúp các nhà quản lý tự tin hơn trong việc giao nhiệm vụ, đồng thời hình thành thói quen tốt, từ đó phát triển kỹ năng một cách tự nhiên và hiệu quả.
Tạm kết
Tóm lại, kỹ năng giao việc là một yếu tố quyết định trong việc quản lý và điều phối công việc. Việc nắm vững các nguyên tắc giao việc hiệu quả sẽ giúp nhà quản lý tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao năng suất của đội nhóm và phát triển tổ chức một cách bền vững. Tin rằng những kiến thức tôi chia sẻ tại khóa học sẽ giúp anh chị thực hiện công việc hiệu quả, góp phần xây dựng một môi trường làm việc tích cực.
