Khung năng lực là một công cụ được ứng dụng trong nhiều doanh nghiệp, có hiệu quả trong việc phát triển nguồn nhân lực và nâng cao năng suất làm việc. Đánh giá kỹ năng, hành vi và thái độ của người lao động sẽ không còn là mối bận tâm của doanh nghiệp nếu các nhà quản lý biết cách áp dụng khung năng lực trong quản trị nhân sự. Thấu hiểu điều này, tôi đưa ra quy trình PRIDE bao gồm 5 bước chính để các nhà quản lý có thể ứng dụng trong công tác xây dựng Khung năng lực.
Khung năng lực là gì?
Trước khi muốn hiểu về Khung năng lực, chúng ta cần hiểu rõ khái niệm về năng lực là gì. Theo Cục quản lý nhân sự của Mỹ, Năng lực (Competency) được định nghĩa là khả năng đo lường được của cá nhân dưới dạng Kiến thức (Knowledge), Kỹ năng (Skill), Thái độ (Attitude) và được thể hiện qua Hành động (Action), Suy nghĩ (Thoughts), Cảm nhận (Feelings). Năng lực cũng là một yếu tố quan trọng giúp cá nhân làm việc hiệu quả, tạo ra sức mạnh cạnh tranh so với những người khác.
Dựa trên đó, ta có thể nhận thấy được Khung năng lực là một bản kế hoạch được xây dựng từ cơ bản đến nâng cao giúp cho quá trình đánh giá một nhân sự dễ dàng hơn. Ngoài ra, khung năng lực còn mô tả các kiến thức, kỹ năng và thái độ mà một nhân viên hay cả người quản lý cần có để hoàn thành tốt công việc.
Tại sao Khung Năng Lực lại quan trọng?
Khung năng lực không chỉ mang lại lợi ích cho tổ chức mà còn cho chính nhân viên, vì vậy hiểu rõ tầm quan trọng của nó là cực kỳ cần thiết.
- Cải thiện quy trình tuyển dụng: Một trong những lợi ích lớn nhất của khung năng lực là khả năng xác định rõ ràng các yêu cầu cần thiết cho từng vị trí. Điều này giúp tổ chức giảm thiểu rủi ro khi chọn sai người, nhờ vào việc đánh giá ứng viên dựa trên các tiêu chí đã được định nghĩa rõ ràng.
- Đào tạo và phát triển: Khung năng lực giúp xác định các khoảng trống trong kỹ năng và năng lực của nhân viên. Nhờ đó, các chương trình đào tạo có thể được thiết kế một cách phù hợp và hiệu quả hơn, đảm bảo nhân viên nhận được hỗ trợ cần thiết để phát triển.
- Đánh giá hiệu suất: Sử dụng khung năng lực cũng giúp xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu suất làm việc một cách khách quan và minh bạch. Điều này không chỉ giúp thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên mà còn cung cấp thông tin hữu ích cho quá trình quản lý hiệu suất.
Công cụ cần có cho doanh nghiệp
Có được khung năng lực phù hợp, sẽ không còn khó khăn để trả lời khi đối mặt với những câu hỏi về cách để xác định các kỹ năng, thái độ của người lao động; hay cách để biết được nhân viên có đủ tiêu chuẩn cho công việc hay chưa. Được ứng dụng phổ biến không chỉ trong công tác tuyển dụng, Khung năng lực cũng là cơ sở quan trọng trong chiến lược đào tạo, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên và trong nhiều hoạt động khác.
Khung năng lực giúp các nhà quản lý hiểu được chân dung của các vị trí và yêu cầu công việc cũng như xác định được năng lực cần được đào tạo khi tuyển dụng nhân sự. Ngoài ra, các nhà quản lý cũng được hỗ trợ để xây dựng hệ thống quản lý thành tích và chế độ đãi ngộ cho nhân viên thông qua công cụ này.
Bài viết hay:
- THỂ HIỆN SỰ ĐỒNG CẢM: KỸ NĂNG TỐI QUAN TRỌNG CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ
- TOP 04 Mô Hình Gắn Kết Nhân Viên Tạo Nên Môi Trường Làm Việc Lành Mạnh
- 05 cách giúp quản lý xây dựng môi trường làm việc tích cực
PRIDE – Quy trình 5 bước xây dựng và triển khai Khung năng lực hiệu quả
Để xây dựng khung năng lực cho một tổ chức cần có một quá trình cụ thể và rõ ràng để có thể dễ dàng thực hiện, áp dụng. Hiểu điều này, tôi – Trainer Phan Hữu Lộc sẽ đưa ra Quy trình PRIDE bao gồm 5 bước chính để xây dựng, triển khai và áp dụng Khung năng lực hiệu quả
Bước 1: Prepare – Chuẩn bị và tạo khung năng lực chung cho doanh nghiệp
Việc xác định mục đích trước khi xây dựng Khung năng lực giúp đảm bảo được sự thấu hiểu và những gì mỗi vai trò cần trong các phòng ban. Ngoài ra, trong bước này tổ chức cũng cần phải chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống quản lý và chức danh.
Doanh nghiệp cũng cần xác định năng lực nào có thể cần và phân chia các hành vi theo các cấp độ một cách hợp lý và khoa học. Từ đó, điều chỉnh sao cho hợp lý và tạo nên một khung năng lực chung cho toàn bộ công ty.
Bước 2: Research – Nghiên cứu và phân tích
Để hỗ trợ cho bước chuẩn bị tốt hơn, việc nghiên cứu và phân tích hệ thống quản lý và chức danh giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng khuôn khổ của toàn bộ tổ chức được chuẩn hóa một cách chính xác nhất. Tìm hiểu các cấu trúc hoặc cập nhật xu hướng quản lý hiện đại giúp doanh nghiệp có một hệ thống quản lý hoàn thiện và hiệu quả hơn. Điều này cũng giúp doanh nghiệp nắm bắt được phạm vi rộng nhất mà Khung có thể ảnh hướng đến.
Bước 3: Information collected – Thu thập thông tin
Đây là phần chính của việc xây dựng Khung năng lực. Nhìn chung, dữ liệu thu thập càng chất lượng thì Khung được xây càng chính xác. Tổ chức có thể thu nhận thông tin từ các nhân viên mình thông qua quan sát, phỏng vấn mọi người, tạo bảng câu hỏi như một dạng khảo sát.
Mặt khác, doanh nghiệp sẽ cần thực hiện định nghĩa và phân chia các cấp độ cho từng loại năng lực. Từ điển năng lực Đại học Harvard hay bộ năng lực do Viện phát triển Nhân lực (CIPD) của Anh cũng có thể được sử dụng và điều chỉnh để phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp.
Bước 4: Determine – Xác định năng lực cho từng vị trí
Sau khi có được một khung năng lực chung cho cả doanh nghiệp và thông tin cần thiết từ ba bước trên, việc cần làm tiếp theo là xác định và chọn lọc các cấp độ và loại năng lực cho từng vị trí trong doanh nghiệp. Có thể tiếp cận thông qua khảo sát hoặc thảo luận nội bộ về tần suất và sự cần thiết của năng lực có thật sự phù hợp để thực hiện hiệu quả công việc của từng vị trí.
Quá trình xác định năng lực phải bám sát, dựa trên nhiệm vụ của mỗi vị trí và thông tin đã thu nhập trước đó. Và kết quả của giai đoạn này là đảm bảo những năng lực được chọn sẽ thực sự phù hợp với từng vị trí và đóng góp nâng cao hiệu quả công việc.
Bước 5: Evaluate – Đánh giá. theo dõi và đo lường
Sau khi triển khai khung năng lực đã hoàn thiện, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá nhân sự và các phòng ban. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải giải thích cho nhân viên lý do Khung năng lực được phát triển và cách doanh nghiệp muốn sử dụng nó. Từ đó, tiến hành đánh giá và xác định khoảng cách năng lực và tiến hành đào tạo để các cá nhân đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Các loại Khung Năng Lực phổ biến
Trong thực tế, có nhiều loại khung năng lực khác nhau phù hợp với các mục đích và bối cảnh khác nhau của tổ chức. Dưới đây là một số loại khung năng lực phổ biến mà các doanh nghiệp thường áp dụng.
1. Khung năng lực cốt lõi
Khung năng lực cốt lõi là một trong những loại khung năng lực quan trọng nhất, áp dụng cho toàn bộ tổ chức. Mục tiêu của loại khung này là xác định các năng lực chung cần thiết mà tất cả nhân viên đều phải có để đóng góp hiệu quả cho tổ chức.
Các năng lực cốt lõi thường bao gồm:
- Giao tiếp hiệu quả: Kỹ năng giao tiếp tốt giúp tạo nên môi trường làm việc tích cực và hiệu quả. Nhân viên cần biết cách truyền đạt ý tưởng một cách rõ ràng và lắng nghe ý kiến của người khác.
- Làm việc nhóm: Khả năng làm việc nhóm là rất quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Các nhân viên cần đoàn kết và phối hợp chặt chẽ với nhau để đạt được mục tiêu chung.
- Đạo đức nghề nghiệp: Đạo đức nghề nghiệp bao gồm sự trung thực, trách nhiệm và tính chuyên nghiệp trong công việc. Đây là một yếu tố tiên quyết để xây dựng lòng tin và uy tín trong tổ chức.
- Định hướng khách hàng: Nhân viên cần có khả năng hiểu và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, từ đó phát triển mối quan hệ bền vững và tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.
2. Khung năng lực vị trí việc làm
Khung năng lực chức danh tập trung vào các kỹ năng chuyên môn và yêu cầu cụ thể đối với từng vị trí công việc. Loại khung này giúp xây dựng nền tảng cho việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên dựa trên yêu cầu đầu vào của từng vị trí.
Ví dụ:
- Nhân viên bán hàng: Những kỹ năng như kỹ năng bán hàng, đàm phán và quản lý khách hàng là rất cần thiết để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình hiệu quả.
- Nhân viên IT: Đối với nhân viên trong lĩnh vực công nghệ thông tin, các kỹ năng như lập trình, quản lý hệ thống và bảo mật dữ liệu sẽ là những yêu cầu quan trọng nhằm đảm bảo an toàn và hiệu quả cho hệ thống công nghệ trong tổ chức.
3. Khung năng lực lãnh đạo
Khung năng lực lãnh đạo tập trung vào các năng lực cần thiết cho các vai trò lãnh đạo và quản lý. Đây là một phần rất quan trọng vì lãnh đạo quyết định sự phát triển và hướng đi của tổ chức.
Các năng lực cần có cho lãnh đạo bao gồm:
- Ra quyết định chiến lược: Lãnh đạo cần có khả năng phân tích tình huống và đưa ra quyết định chính xác giúp tổ chức phát triển.
- Lãnh đạo và phát triển đội ngũ: Khả năng dẫn dắt và phát triển đội ngũ sẽ giúp lãnh đạo xây dựng một môi trường làm việc tích cực và gắn bó.
- Quản lý thay đổi: Trong thời đại thay đổi nhanh chóng hiện nay, việc quản lý thay đổi trở thành một kỹ năng thiết yếu cho mọi lãnh đạo.
- Tư duy hệ thống: Lãnh đạo cần có khả năng suy nghĩ tổng thể và nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau để đưa ra hướng giải quyết tối ưu.
4. Khung năng lực chuyên môn
Khung năng lực chuyên môn định nghĩa các kỹ năng kỹ thuật cần thiết trong một lĩnh vực cụ thể. Việc xác định rõ ràng những năng lực kỹ thuật này sẽ giúp tổ chức dễ dàng hơn trong việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên.
Ví dụ:
- Trong tài chính: Các kỹ năng như kế toán, phân tích tài chính và kiểm toán rất cần thiết để đảm bảo các hoạt động tài chính diễn ra suôn sẻ.
- Trong y tế: Các chuyên gia y tế cần có kỹ năng chẩn đoán bệnh, phẫu thuật và chăm sóc bệnh nhân để mang lại dịch vụ y tế tốt nhất cho cộng đồng.
5. Khung năng lực theo cấp bậc
Khung năng lực theo cấp bậc giúp xây dựng năng lực theo từng cấp độ trong tổ chức, từ nhân viên mới cho đến các lãnh đạo cấp cao. Cách tiếp cận này không chỉ giúp xác định rõ ràng yêu cầu cho từng vị trí mà còn tạo cơ hội cho nhân viên phát triển.
- Cấp độ 1: Năng lực cơ bản dành cho nhân viên mới, bao gồm các kỹ năng và kiến thức cơ bản cần có để bắt đầu.
- Cấp độ 2: Năng lực trung cấp dành cho những nhân viên có kinh nghiệm hơn, yêu cầu các kỹ năng cao hơn và khả năng xử lý tình huống phức tạp.
- Cấp độ 3: Năng lực cao cấp dành cho các quản lý và lãnh đạo, yêu cầu sự tinh thông trong chuyên môn và khả năng lãnh đạo mạnh mẽ.
6. Khung năng lực phát triển
Khung năng lực phát triển tập trung vào việc xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân và đội ngũ dựa trên năng lực hiện tại và năng lực cần thiết trong tương lai. Điều này đặc biệt quan trọng để chuẩn bị cho tổ chức trước những thách thức sắp tới.
Các yếu tố cần chú ý trong khung năng lực phát triển bao gồm:
- Lập kế hoạch đào tạo: Xác định các chương trình đào tạo cần thiết để nâng cao năng lực của nhân viên.
- Khả năng tự học hỏi và cải thiện kỹ năng: Khuyến khích nhân viên chủ động trong việc học hỏi và cải thiện bản thân, từ đó nâng cao giá trị của họ trong tổ chức.
7. Khung năng lực theo ngành nghề
Khung năng lực theo ngành nghề được thiết kế để đáp ứng đặc điểm và yêu cầu riêng của một ngành nghề cụ thể. Các khung năng lực này thường được phát triển bởi các hiệp hội nghề nghiệp hoặc chính phủ.
Ví dụ:
- Ngành giáo dục: Các năng lực cần có như phương pháp giảng dạy và quản lý lớp học sẽ là những yếu tố quan trọng để giáo viên có thể thực hiện tốt vai trò của mình.
- Ngành công nghệ: Các kỹ năng như AI, điện toán đám mây và quản lý dự án phần mềm sẽ là những yêu cầu quan trọng cho nhân viên trong lĩnh vực công nghệ để đảm bảo sự phát triển bền vững.
Ứng dụng của Khung Năng Lực
Khung năng lực không chỉ là một công cụ lý thuyết mà còn có nhiều ứng dụng thực tiễn trong quản lý nguồn nhân lực. Dưới đây là một số ứng dụng chính của khung năng lực trong doanh nghiệp.
1. Tuyển dụng và lựa chọn nhân sự
Trong quá trình tuyển dụng, khung năng lực đóng vai trò như một công cụ để xác định các tiêu chuẩn năng lực cần thiết cho từng vị trí.
- Định nghĩa tiêu chuẩn năng lực: Khung năng lực giúp doanh nghiệp xác định rõ các tiêu chí cần thiết cho từng vị trí công việc, từ đó phục vụ như cơ sở để xây dựng bảng mô tả công việc.
- Đánh giá ứng viên: Khi tuyển dụng, doanh nghiệp có thể đánh giá ứng viên dựa trên mức độ phù hợp với các năng lực cốt lõi và chuyên môn trong khung năng lực. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro chọn sai người.
Kết quả là, doanh nghiệp sẽ cải thiện chất lượng đội ngũ ngay từ đầu, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong tương lai.
2. Đào tạo và phát triển nhân sự
Khung năng lực cũng có tác dụng lớn trong việc xác định các khoảng trống về năng lực giữa năng lực hiện tại và năng lực cần thiết của nhân viên.
- Xác định khoảng trống năng lực: Sử dụng khung năng lực, tổ chức có thể dễ dàng xác định những kỹ năng còn thiếu mà nhân viên cần bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu của công việc.
- Thiết kế chương trình đào tạo: Sau khi xác định được những khoảng trống năng lực, doanh nghiệp có thể thiết kế các chương trình đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng, kiến thức và hành vi phù hợp cho nhân viên.
Kết quả là, ngân sách đào tạo sẽ được tối ưu hóa và đảm bảo rằng các chương trình phát triển có giá trị thực tiễn và hiệu quả.
3. Đánh giá hiệu suất làm việc
Khung năng lực cung cấp một cơ sở vững chắc để xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Tiêu chí đánh giá: Doanh nghiệp có thể xây dựng các tiêu chí đánh giá dựa trên năng lực cần thiết cho từng vị trí, giúp việc đánh giá trở nên khách quan và công bằng hơn.
- Theo dõi hiệu quả làm việc: Bằng cách đo lường và theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên dựa trên các hành vi và kết quả đã được tiêu chuẩn hóa, tổ chức có thể cải thiện quy trình đánh giá.
Kết quả là, việc đánh giá trở nên minh bạch và tập trung vào việc cải thiện năng lực của nhân viên.
4. Quy hoạch và phát triển đội ngũ lãnh đạo
Khung năng lực cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định năng lực cần thiết cho các vai trò lãnh đạo và quản lý.
- Đánh giá năng lực hiện tại: Doanh nghiệp cần đánh giá khả năng hiện tại của các ứng viên tiềm năng trong nội bộ để xác định những ai có thể trở thành lãnh đạo trong tương lai.
- Chương trình phát triển kỹ năng lãnh đạo: Từ đó, tổ chức cần xây dựng chương trình phát triển kỹ năng lãnh đạo như ra quyết định, quản lý thay đổi và tư duy chiến lược.
Kết quả là, tổ chức sẽ chuẩn bị được đội ngũ kế thừa, đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức.
5. Quản lý lộ trình nghề nghiệp
Khung năng lực giúp định nghĩa rõ ràng các năng lực cần thiết cho từng cấp bậc trong tổ chức, từ đó hướng dẫn nhân viên xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp.
- Hướng dẫn lộ trình phát triển: Bằng cách cung cấp các thông tin rõ ràng về năng lực cần thiết, nhân viên sẽ dễ dàng hơn trong việc xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp của mình.
- Khuyến khích tự học: Khung năng lực cũng khuyến khích nhân viên chủ động học hỏi và nâng cao năng lực của bản thân, từ đó gia tăng sự gắn bó và động lực làm việc.
Kết quả là, nhân viên sẽ cảm thấy được đầu tư và có động lực hơn trong công việc của mình.
6. Hoạch định nguồn nhân lực
Cuối cùng, khung năng lực cũng giúp trong việc hoạch định nguồn nhân lực cho tổ chức.
- Đánh giá năng lực hiện tại: Tổ chức cần đánh giá năng lực hiện tại của toàn bộ nhân viên, từ đó xác định các năng lực còn thiếu để đáp ứng chiến lược kinh doanh trong tương lai.
- Kế hoạch bổ sung nhân lực: Dựa trên những đánh giá này, tổ chức có thể thiết kế kế hoạch bổ sung hoặc phát triển nhân lực phù hợp với các mục tiêu dài hạn.
Kết quả là, tổ chức sẽ tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo sẵn sàng cho các mục tiêu phát triển trong tương lai.
Một số lưu ý khi sử dụng Khung Năng Lực
Khi áp dụng khung năng lực, các doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau để đảm bảo việc triển khai diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
- Cập nhật thường xuyên: Nội dung của khung năng lực cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh đúng thực trạng của tổ chức và thị trường lao động.
- Đảm bảo tính linh hoạt: Khung năng lực cần được thiết kế linh hoạt để có thể điều chỉnh phù hợp với các thay đổi trong bối cảnh kinh doanh và xu hướng ngành nghề.
- Tham gia của nhân viên: Việc tham khảo ý kiến và sự tham gia của nhân viên trong quá trình xây dựng khung năng lực sẽ giúp tạo ra một mô hình phù hợp và đáng tin cậy hơn.
- Đo lường hiệu quả: Cuối cùng, doanh nghiệp cần thường xuyên đo lường và đánh giá hiệu quả của khung năng lực trong việc hỗ trợ phát triển và quản lý nhân sự.
Kết luận
Qua bài viết này, chúng ta đã có cái nhìn tổng quan về khung năng lực là gì, vai trò và ứng dụng của nó trong quản lý nguồn nhân lực. Khung năng lực không chỉ là một công cụ hữu ích trong việc tuyển dụng và phát triển nhân viên mà còn là chìa khóa để xây dựng một tổ chức hiệu quả và bền vững. Nếu được áp dụng một cách nhất quán và linh hoạt, khung năng lực sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tiềm năng của nhân viên và góp phần vào sự phát triển bền vững trong tương lai.
