Lập kế hoạch giúp bạn không bị quá tải và quản lý thời gian hiệu quả hơn. Dưới đây là 03 công cụ giúp nhà quản lý lập kế hoạch hiệu quả. Để biết rõ hơn mời các bạn đọc bài viết sau đây.
1. SMART – Công cụ giúp quản lý lập mục tiêu hiệu quả
SMART được biết đến vào tháng 11 năm 1981 của George T. Doran trong ấn bản đầu tiên “Management Review ”. SMART viết tắt của 5 từ cụ thể (specific), tính toán được (measurable), có khả năng thực hiện (achievable), phù hợp (relevant), kiểm soát thời gian (time-bound).
Bạn có thể đặt mục tiêu theo SMART theo 5 yếu tố cụ thể như xác định mong muốn của bạn là gì, cần phải làm những gì để đạt được điều đó, phù hợp với khả năng của mình không và nên đặt ra một khoảng thời gian hợp lý để hoàn thành.
Khi áp dụng theo mô hình SMART, mục tiêu của bạn sẽ dần hiện ra rõ ràng hơn, có một kế hoạch cụ thể cho bản thân, loại bỏ những mục tiêu không phù hợp với mình.
2. To do list – Công cụ liệt kê công việc
To do list là một danh sách hiển thị những công việc bạn cần làm. Cũng chính là những ghi chú được bạn ghi ra trên giấy, nhật ký, điện thoại, máy tính.
Đây là một công cụ giúp bạn sắp xếp công việc cần làm một cách khoa học. Đồng thời, giúp bạn kiểm soát tốt những việc cần làm cũng như sử dụng thời gian một cách hiệu quả hơn.
Bạn không nên tự tạo cho mình một danh sách quá dài, khi đó nhiều việc chưa hoàn thành xong khiến bạn chán nản, mất tự tin. Và bạn cũng tránh đặt deadline quá gấp đối với các công việc “nặng”, vì dễ dẫn đến việc không kịp đúng theo mong đợi.
3. Sơ đồ Gantt – Công cụ quản lý dự án trực quan
Sơ đồ Gantt (hay còn gọi là biểu đồ Gantt) được Henry Gantt phát minh vào năm 1910 là một công cụ cổ điển dùng trong việc quản trị tiến độ dự án bao gồm các thành phần chính.
Task list: Bao gồm các nhiệm vụ trong dự án.
Timeline: Tổng thời gian thực hiện dự án.
Bars: Cung cấp hình ảnh về thời gian và công việc.
Milestone: Liệt kê những cột mốc quan trọng.
Dependencies: Kết nối các nhiệm vụ theo trật tự nhất định.
Progress: Tiến trình thực hiện.
Resource assigned: Thể hiện cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ.
Sơ đồ Gantt được dùng để liệt kê, xác định mối quan hệ giữa các công việc cần làm. Cập nhật, theo dõi tiến độ hoàn thành, quản lý nhiều thông tin cùng lúc.
Biểu đồ Gantt ngang khi sử dụng vào doanh nghiệp được xem là một sự lựa chọn tốt. Nó giúp vạch ra kế hoạch dự án và ước tính được khối lượng, thời gian công việc.
Tạm kết về 03 công cụ giúp nhà quản lý lập kế hoạch hiệu quả
Trên đây là 03 công cụ gợi ý giúp nhà quản lý lập kế hoạch hiệu quả. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp thông tin hữu ích đến công việc của bạn. Đừng quên follow PHL để cập nhật các bài viết mới nhất từ chúng tôi nhé!
Nội dung bài viết thuộc khóa UMM – Nâng cao năng lực quản lý bền vững.
